关于课程介绍:
Microsoft Project 是国际上最为流行和易用的项目管理软件,随着全球项目管理需求的增多,Project已经成为了业内普遍公认的项目管理和计划制定工具。Project 2016/2019/2021是微软最新发布的产品,其扩大了使用功能和更为便捷的用户操作界面,Microsoft Project的管理思想紧密结合美国项目管理协会PMI对项目和项目集的定义,Project Server同样符合PMI对项目组合(Portfolio Management)的定义。
本课程将重点讲解Project Professional 2016/2019/2021版本(选其一),告诉项目经理或项目集经理同等角色的人员,如何借助Project更好的管理一个项目,或者项目集。
本课程可针对用户中文、英文软件进行培训,由用户自行安装Project Professional相关版本。
确认的课程目标:
课程的适用对象:
本课程适用于建设工程领域、软件及新产品开发领域、生产制造(计划)领域、院校及学生研究领域、敏捷开发(AI、互联网、大数据等)领域项目的管理。
学习群体可以包括:项目经理、项目集经理、项目总监、PMO经理、项目管理工程师、助理项目经理、敏捷/产品开发经理等,从事项目管理或计划管理相关工作的人员,对Project有兴趣的人员。
课程时间设置:
1-3天,标准时间为2天。6hours/天。
版本选择建议:
建议企业选择MS Project Professional 或MS Project Standard,如果已经安装Project Server,则需要与Project Professional进行集成。企业可以选择2016,2019,2021任何版本,包括中文或英文版本。
课程主题部分(大纲)
第一部分:项目启动与开始
项目管理与MS Project软件的应用关系
了解项目和项目管理的原理;
项目管理理念与MS Project软件的对应关系;
项目管理过程组、知识领域与MS Project各项功能的对应关系;
快速掌握MS Project软件应用的建议;
案例操作与说明:结合讲师提供案例,在了解和学习项目管理的过程中,可以提供公司现有某个项目,作为探讨的对象,将此项目从管理学角度切换至MS Project的应用环境中。
MS Project用户界面
从MS Project第一视图(甘特图)开始认识它;
Project工作界面和版本介绍;
Project新功能与视图、表介绍;
Project其他功能与快速访问介绍;
案例操作与说明:这一部分需要正式开始了解与认识MS Project界面,作为初学者或者已经学习过的同事而言,都可能从中汲取新的知识点,从项目管理的角度,甘特图页面蕴含了太多的管理学和实践学信息,有必要从整个项目视角掌握他们。
通过Project创建新项目
项目立项信息收集与导入;
设置项目起始时间与日程选项;
创建项目文档(空白与模板);
为项目创建独特的工作日历
设置整体项目信息与属性;
案例操作与说明:这部分的内容将正式开启Project配置,确定项目名称、起止时间、重要立项文件的确认,项目工作时间的安排,工作大纲,项目(摘要)任务的设置方式等。
第二部分:项目计划创建全过程
在Project中创建项目任务
自动与手动任务创建模式介绍;
输入项目任务的方式(单独、批量);
特殊任务的输入(摘要任务、里程碑);
估算任务工期方法;
排列任务逻辑关系(FS/SS/SF/FF,提前量/滞后量);
编辑任务属性(详细定义任务信息);
设置任务信息(类型、限制、日历);
调整与更改任务(移动、链接、调整、拆分、停用、更换);
周期性任务的设置原理与含义;
案例操作与说明:本部分是MS Project管理中的核心,其确定了项目任务的创建全过程,包括任务录入、升降级、估算日期、排列任务活动、编辑任务等。任务是项目交付和开展的驱动因素,确定好任务,就如同确定好了工作的范围和完工的时间。本过程将全面讲解“甘特图”的应用。
在Project中创建项目资源
关于项目资源管理概述;
Project中资源的类型详解;
如何在Project中创建资源表(有别于服务器端资源池);
工时、材料、成本类资源详解(属性);
为项目任务分配资源;
资源分配情况分析(如何利用各种资源视图快速查看);
资源冲突解决办法(对已经发生冲突的资源进行调配);
案例操作与说明:本部分围绕已经创建好的项目任务,通过“资源工作表”建立资源表,并对所需项目资源的类型、属性、数量、格式进行定义与说明。无论在哪种项目环境中,资源都是必不可少的。对资源进行详细合理的定义,可以预测资源、成本等所需。本过程全面讲解“资源工作表”的应用。
估算、制定与分配项目成本
关于Project中项目成本概述;
项目资源成本详细介绍;
项目任务成本详细介绍;
项目其他成本概述(固定、剩余、实际等成本);
设置项目预算成本;
查看项目成本;
案例操作与说明:本部分重点介绍如何通过资源工作表定义资源成本,包括标准费率、加班费率、材料和设备费率,单次使用费率等。当资源确定好后,成本信息就可以进行定义。这是估算项目最终成本的重要环节。本过程全面介绍“甘特图+资源工作表”,项目预算同时从“任务+资源”来体现。
第三部分:优化计划、基准发布与可交付成果管控
优化与设置Project使用界面
项目管理计划的优化与基准保存;
项目范围基准评估(Project中WBS概述);
项目进度基准评估(关键路径、关键链、储备分析;)
项目成本基准评估(预算制定过程与确认);
功能筛选与视图使用选择;
更改视图外观与Project内容优化(文本、图形编辑);
在Project中设置沟通模式(与Outlook、PPT结合使用技巧);
确定项目全生命周期重要里程碑(日程表);
案例操作与说明:本部分将对已经完成的任务、资源、成本等信息进行优化,并为最终发布计划提供支持。包括字体、图表色彩、与其他视图的切换、里程碑、日程表、基准计划、跟踪甘特图、图表、突显、分组、表格等功能的应用。同时为了绩效考核的便捷,设置“红黄绿”警示灯的方法和作用等。
Project项目执行与成果交付
在Project中如何推进任务的执行
任务完成更新(提交工时单);
绩效数据收集与整理;
记录项目与任务信息;
变更请求提出与判断;
案例操作与说明:从执行的角度,团队成员完成工作后,需要在各自的任务上提交工时单,以确保其所负责的工作完成并交付。项目经理收到完成的任务后,需要通过Project更新任务信息,包括上传文件,审批具体的交付成果等。
通过Project监督和控制项目进程
当前计划与基准计划对比视图介绍;
设置项目跟踪方法;
项目日程、成本和工时的跟踪;
变更审批与计划更新;
监视项目进度(分组、筛选、进度线、排序);
挣值管理(进度与成本绩效分析);
进度压缩方法(快速跟进与赶工期);
案例操作与说明:在实际执行过程,大量的数据和成果可能发生绩效偏离,项目经理和重要干系人需要对所完成的成果进行审批与确认。项目经理还要从项目角度分析进度、工期、成本是否一致,如果发生绩效偏离,可能需要采取措施来补救。
第四部分:项目报告、绩效分析与多项目管理
Project报表管理
项目整体绩效报告描述;
任务绩效报告;
资源绩效报告;
成本绩效报告;
设置报表格式与类型;
案例操作与说明:报表是Project中的一项强大功能,它可以帮助项目经理向高级管理层、重要干系人(如客户、其他职能经理)提交绩效说明,描述:1-截止到特定节点项目的绩效情况;2-截止到特定节点任务的归类、统计与分析数据;3-截止特定节点资源的消耗、过度分配、不足、过剩等;4-截止特定节点成本的走向(现金流问题);5-截止特定节点整体项目完工的占比等。还可以直接分析挣值技术所得的结果。
多项目、敏捷项目管理与多项目资源协调
案例操作与说明:本部分重点介绍多个项目同时在Project出现时,应该如何管理的做法。通常情况下,Project软件更青睐于对单个“Project”的管理,而实际工作中可能需要思考多个相互关联的“Project”如何同时在软件中应用,MS Project可以实现这个功能。