课程背景:
今天,中国发展进入新时代,行政工作已经变成各级组织的重要组成部分。是承上启下,联系内外,沟通左右的纽带!要做好新时代行政工作,必须有“三要”,要胸怀大局,要爱岗敬业,要志存高远,同时,更要切实做到“三个转变”:一是由一般性服务向参谋性服务转变;二是由传统办文办会办事向信息化、智能化、成效化转变;三是由低水平助理工作向高质量卓越行政统筹工作转变。
如何实现“三要三转变”?各级行政人员一定要提高适应新时代、实现新目标、落实新部署的能力。将各级组织思想内化于心、外化于行,做到学思用贯通,知信行统一,筑牢行政工作的根基。当然,做好新时代行政工作没有任何捷径可走,唯有——勤学苦练。成就卓越“五力”系统能力,修炼自己形象力、提升自己写作力,磨合自己沟通力、坚定自己推行力,激活自己文化力。“五力”的勤学苦练一定能促成实现“三要三转变”。
只有这样行政工作者才能面对事无巨细、纷繁复杂的行政工作,不至于忙得团团转,更不会无法体现自己工作成果,无法实现自身价值。那如何提升行政总监“五力”呢,行政卓越五力修炼专题课程是解决行政工作桎梏必由之路。本课程结合多年的从业经验,旨在通过系统实用的卓越五力训练,解决行政总监的工作困惑,实现“三要三转变”,提升工作成果,实现组织卓越成就。
课程收益:
提升五大核心力:
形象力:职业化的着装礼仪,铸就职场高战斗力;
写作力:文书表达清晰有力,档案管理井然有序;
沟通力:内外沟通八面玲珑,待人接物面面俱到;
推行力:日常服务高效给力,事务统筹保障到位;
文化力: 文而化之内化于心,外化于行知行合一。
通过五力达到掌握行政总监工作规范与技巧,提升组织工作效能。
课程时间:2天,6小时/天
授课对象:董事会秘书、助理;总经理助理;部门经理秘书、助理和行政管理者。
授课方式:互动教学,小组研讨、角色扮演、现场模拟。
课程大纲:
导论:行政总监角色认知
一、行政总监的工作特点
二、行政总监的必备素质
三、行政总监的必备技能。
第一讲:自我形象力——职场礼仪概述
一、职场礼仪的定义
案例分析:职业形象vs专业技能.
二、职场礼仪的作用
1、 针对个人:
提高自身素质
改善人际关系
2、针对企业
塑造企业形象
提高客户满意度
提升企业效益
三、职场礼仪的基本原则
案例分析:为什么好心提醒却没有好报?
第二讲:职场化行为——职场礼仪规范
一、着装礼仪
1、服装选择的学问
2、鞋袜选择的学问
3、首饰佩戴的学问
案例分析:穿衣学问
你的形象价值百万
自我职业形象塑造
二、谈话礼仪
1、谈话形式
柔声细语
注重互动(尊重对方、避免歧义)
2、礼貌用语
万能用语
小练习:怎样致谢和致谦?
案例分析:谈话的不准和不谈
三、电话礼仪
1、打电话的原则
2、接电话的原则
四、名片礼仪
1、名片的索取礼仪
2、名片的递送礼仪
案例分析:名片礼仪中的原则
五、座次礼仪
小练习:怎样安排座位?
六、餐桌礼仪
案例分析:酒桌上的潜规则
第三讲:行政总监实务技能之妙笔生花写作力
一、公文写作概要
1)公文写作的基本类型
2)公文的材料——支撑公文大厦的梁
3)公文的格式和标准——符合标准与审美
4)公文的领域分类——综合运用,因地制宜
案例分析:诸葛亮的出师表!
二、公文写作的过五关斩六将
1、有的放矢——定位
1)公文的“三定”:定对象、定问题、定范围.
2)定位技巧
具体期望
具体利益
具体行动
案例分析:杜拉拉为什么会挨批?
苹果事件中的声明和致谦信
马航事件中的声明
东方之星的即时报道
3)标题说话
明:指向明确
简:用词简练
并:语义并列
新:标题新颖
〔案例分析〕湖北恩施的广告
4)删繁就简
繁就简(删除、合并、缩减之和田十二法)
言有物(5W2H分析法、丰田五问法)
〔工具分享〕删繁就简三步法
言之有物五问法
2、庖丁解牛——分层关
1)分类
2)有序(清晰步骤、突出重点、剥离细节)
(数字序号、关键动词、介绍话语、并行结构、表达顺序)
〔案例分析〕中央军委关于渡江作战计划等问题的指示
〔工具分享〕文书分类检查表
3)结构
结构完整,形式优美
案例分析:曹植《铜雀台赋》
3、 登高望远——提升关
〔工具分享〕文章结构类型
1)差异化
2)科学化
3)流程化
4)简单化
5)图表说话
选图准(不同需求不同图)
要素全
内容精
标识明
(字不如表,表不如图)
4、干净利索——文字关
1)确实重要:准确、平实、庄重、简要
专用语、成语,13457规律
2)言辞达意,明白如话
案例分析:同一报告的不同形式。
5、移花接木——形式关
1)字体
2)段落
3)设置
4)预览
案例分析:文书不同视觉效果的比较
〔工具分享〕文书视觉检查表
法定文书格式检查口诀
6、遵守规则——标准关
戴着镣铐跳舞,人生一样精彩!
三、常用公文实操演练
1、通知
忌套话,要细化。
〔案例分析〕从《十一期间加班的紧急通知》说起
2、规章制度
忌五不,要全面。
1)人员职责不明确
2)执行标准不量化
3)前后内容不配套
4)执行表单不到位
5)附则条款不明细
案例分析:五“不”问题。
3、计划总结
1)工作计划
工作计划五要素
工作计划评价五法 《smart原则》
〔实操演练〕找找工作计划问题点
2)总结报告
总结报告四大伤(虚假、邀功、避错、形式)
总结报告的三度《高、深、广》一据(实事求是)
总结报告的结构
总结报告评价五法
-写出措施。
-写出效果。
-写出特点。
-写出不足。
-写出方向。
〔实操演练〕唐三藏的万能总结模版
第四讲 行政总监卓越实务技能之上传下达沟通力
案例:透过现象看本质-管理真谛是沟通。
一、沟通中传递文化,行为中绽放未来。
1、沟通的重要性;
2、沟通基本概念;
3、沟通的程序和障碍;
1)沟通流程
(模拟游戏)
2)沟通障碍问题:
二、 沟通与行为文化传递;
1、对下级正式沟通,传递责任、文化:及时、准确、一步到位;
案例:猴子管理法 /三个行政人员的传达艺术
2、对上级;
汇报的重要性与方法,
案例分享:工作汇报流程
3、横向之间;
4、非正式沟通;善于用好非正式沟通氛围。
造势、造梦、造未来
案例:“阿里巴巴”的梦想。
三、行政总监的内部客户-上司服务
1、有效安排日程
案例分析:一位总经理的日程安排
2、合理安排约见
3、技巧进行挡驾
4、及时督促活动
案例分析:与上司工作的三个层次
5、电话管理
6、印信保管
四、会务管理
1、会前准备工作
2、会间组织服务
3、会后事项处理
案例分析:优质会议安排
五、行政总监沟通技巧提升
1、思路清晰
2、风格明快
3、语气肯定
4、语调自然
5、学会倾听
案例分析:述事有方的技巧
第五讲 行政总监卓越管理技能之绩效落地推行力?
一、行政总监组织力,即:优化资源的组织力
1、组织的三个发力点;
2、营造环境,优化组织性能;
3、善用流程,规范组织运行;
4、正视矛盾,解决组织冲突;
5、解决冲突的六项策略;
6、情感融通,融洽人际关系;
二、行政总监的解码力塑造(如何选择有解码能力的人);
发现问题-思考问题-解决问题。
三、行政总监的监督力塑造(如何检查下属执行力);
谁是总指挥-是否监督过程-是否检讨结果。
四、行政总监令行禁止的推动力塑造
1、绩效是检验推行效果的根本标准;
2、动态式计划,确保达成目标;
3、复盘式总结,推动持续改善;
4、承诺到位,执行变成自行;
5、竞赛管理,让团队进入“巅峰状态”;
第六讲 行政总监的卓越实务技能之团队双赢文化力。
案例:管人不如管环境。
一、文化传递三阶段
二、行政总监职业化素养塑造四个基础;
职业化的心态;
职业化的形象;
职业化的行为;
职业化的技能。
三、行政总监职业化素养塑造的三个纬度:
1、喜欢;
2、信任;
3、依赖。
四、行政总监职业化的五个忠告