韩迎娣：电子文件归档和电子档案管理

【课程对象】档案管理人员、档案工作人员等

【课程时间】6小时

【课程背景】

       现代信息技术的高速化发展，使得电子信息技术在社会生活的多个领域内都获得了大规模的应用。档案作为承载文件资源历史价值的重要载体，对其日常管理的安全与否将会直接影响到档案的实际功能价值。目前，伴随着相关电子档案数量的不断增多，电子档案所面临的安全风险也呈现出了更加多样化与复杂化的特征。

      课程将以电子文件与档案管理为切入点，还原应用环境中的实际案例，帮助学员认知电子档案流程是什么、管理层次模型有哪些，分别发挥什么作用？电子档案单轨制是什么，工作思路与思路分析，建设基本原则与架构思路，风险与建议？电子文件归档和电子档案管理原型系统，四大工具是什么？使学员学之解惑，学之能用

【课程收益】

• 电子档案流程概述、流程管理在安全管理中的应用
• 电子档案流程管理的层次模型、安全策略与管理制度
• 电子文件单轨制定义、视角、工作思路、思路分析
• 电子文件单轨制架构思路、工作内容、风险及建议
• 电子电子文件归档和电子档案管理原型系统，四大工具及制度配套

【课程特色】干货，没有废话；科学，逻辑清晰；实战，学之能用；投入，案例精彩

【课程对象】档案管理人员、档案工作人员等

【课程时间】6小时

【课程大纲】

一、电子档案全流程管理

1、电子档案流程概述

2、流程管理在电子档案安全管理中的应用

3、电子档案的安全性分析

4、电子档案安全管理策略探讨

5、电子档案流程管理下的层次模型

• 生成层
• 保管层
• 流程层
• 应用层

6、电子档案流程管理与管理制度

7、电子档案流程管理制度 – 归档范围

8、电子档案流程管理制度 – 形成

9、电子档案流程管理制度 – 流转

10、电子档案流程管理制度 - 归档

• 文件的登记
• 文件分类及编号方法
• 文件格式规定

11、电子档案成果验收及移交

• 验收方式
• 验收内容
• 验收指标
• 验收结论
• 移交检验 – 病毒检验
• 移交检验 – 真实性检验
• 移交检验 – 完整性检验
• 移交检验 – 有效性检验
• 移交检验 – 文件格式检验
• 移交检验 – 需收集软件及说明检验

12、电子档案流程管理制度 - 保管

• 鉴别
• 访问控制
• 机密性
• 完整性
• 可用性

13、电子档案流程管理制度 – 利用

• 权限管理
• 申请阅读
• 访问

14、电子档案安全管理策略的关键问题

• 电子档案的永久性保存
• 建立电子档案转换为副本的系统规范
• 安全服务与安全机制

二、电子文件单轨制工作方法

1、电子档案单轨制的定义

2、单轨制的两个视角

• 文件视角
• 档案视角

3、单轨制工作思路

4、单轨制的思路分析

• 管理对象分析
• 管理流程分析
• 归档制度分析
• 从文档一体化趋势看
• 安全分析

5、单轨制建设基本原则

6、电子档案单轨制实施架构思路

• 建立可操作的前端业务系统实施规划
• 建立完善档案管理机制
• 配备完善的硬件服务系统
• 建立完善的电子档案管理系统

7、单轨制规范性工作内容

• 前端控制、全程管理
• 制定完善归档制度，编制操作手册
• 制定清晰的管理流程
• 面向用户的采集与管理
• 可执行的监督检查机制，全过程跟踪与指导

8、单轨制的主要风险及建议

• 对传统管理模式的依赖与新模式冲突
• 电子文件归档流程设计不规范，及时性、有效性、规范性不能保证。
• 电子档案的安全可抗性
• 熟悉档案与精通软件管理复合型人才缺失

案例：广东省高速公路项目实施单轨制管理

三、电子文件归档与档案管理

1、依托法治保障和政策优势

2、电子文件归档和电子档案管理原型系统

• 优化业务流程
• 完善系统功能
• 确保真实可靠

3、设计电子文件归档和电子档案管理系统四大工具

• 解决电子文件接收难 - 通用数据采集工具
• 解决电子档案管理难 – 电子档案文件格式转换工具
• 解决电子档案长期保存难 – 离线备份工具
• 解决电子档案利用难 – 电子档案通用浏览器

4、建立制度配套，完善电子文件归档和电子档案管理规范

• 制定电子文件归档范围和保管期限表
• 制定电子文件归档整理规则
• 制定电子档案长期保存规范

案例：电子文件归档和电子档案管理新模式在中国（上海）自贸区应用