课程背景:
在你身上是否曾经发生过这样的情况:你的领导站在你的面前让你马上提交文件时,你却发现它不见了,坐在那里绝望的寻找;又或者,为了找到一份报告不得不让客户在电话另一端等上好几分钟。。。。。。如果你有过这样的经历的话,你就会体会到,尽管你平日里工作有条不紊,深受领导和客户的赞许,但就因为这个关键时刻的遭遇,他们会感到很失望。倘若你需要帮助到同事或别人的话,你需要的信息总是找不到,岂不显得浪费时间。
工作中,我们往往要处理很多文件、报告、图表、还有一些其他文字性材料。有洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理,通常我们还要将这些数据保存起来稍后再提取出来。我们希望在需要的时候就能立即拿到这些数据,能够作进一步分析或者是写总结报告或者是做演讲稿。怎样找到更有效更系统的电脑文档管理方法?怎么从容快速找到领导或客户需要的信息?
本课程帮助您快速掌握电脑文档管理实务,快速整理你的办公好伙计——电脑。
课程收益:
课程时间:1天,6小时/天
授课对象:企业内涉及电脑文档管理的人员。
授课方式:
1.主题讲授;
2.案例研讨;
3. 视频欣赏;
4.分组演练
模型运用:
课程大纲:
前言:
美国默克制药公司的电脑文件未删除引发的11.5亿美元赔偿案
第一讲:电脑文档管理的重要性
一、电脑文档管理的实质
1、为什么要管理好电脑文档
(1)杂乱带来的坏消息
(2)无序导致的失败
案例交流——你遇到过因为电脑文档管理不善带来的糟糕处境
(3)电脑文档管理的实质:档案管理的延伸
2、电脑文档管理的核心目的:
(1)方便快速提取文件——提升工作效率与管理水平
(2)高效严谨保管文件——涉及商业机密的电脑文档
二、解读电子文档三要素
1、存放路径
(1)通畅的寄件地址:城市-街道-路-小区-单元-房间
硬盘、分区、文件夹、文件
(2)硬盘分区:
分区的数量要合理
分区的大小要适中
(3)硬盘分类:
区分工作与私人
区分文档的类型
(4)文件夹分类:
按文档内容分类
按文档性质分类
2、保存属性
(1)存档、只读与隐藏
(2)案例交流:什么样的文件您会设为只读?
3、文件分类
(1)六大分类:纯文本、版式、格式化、图像、音频、视频
(2)案例交流:您的哪类文件最多最难整理?
第二讲 5S技巧管好电脑文档
一、整理 SEIRI
1、目标:把需要的文件定位、定量,以便用最快的速度取得所需。
2、要点:固定化、科学化、目视化
3、建立完善的文件结构
(1)如何分类更利于文件管理
(2)哪种分类的先后顺序更有利:先类别后年份,还是先年份后类别
(3)文件夹数量与层级:数量不宜过多、层级不宜过深
4、规范化地命名文件夹
(1)目的:清晰标明文件的内容,便于识别、引用与传递。
(2)文件名的格式 (序号)-单位-内容-期间-(版本)-(注释)
案例:01天津公投 月度财务分析 201305 V1.0 ——报总公司
(3)小技巧:批量重命名文件:
在资源管理器中同时选择几个文件,接着按F2键,然后重命名这些文件中的一个,这样所有被选择的文件将会被重命名为新的文件名(在末尾处加上递增的数字)。
交流:您的文件管理技巧?
5、周期性地将文件归档
二、整顿 SEITON
1、有用与无用的区分
2、您的整顿与删除
现场练习:每人整理自己文件中的2大类
三、清扫 SEISO
1、定期归档文件
2、定期清扫垃圾
现场练习:
(1)制定您的定期清扫时间;
(2)与大家分享如何提醒定期清扫的方法
四、清洁 SEIKETSU
1、培养每天清洁的好习惯
交流:您的电脑需要每天清洁吗?
2、下载软件与安装软件:
(1)安装软件要安装在合适的位置,并且记住这个位置。
(2)卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。
3、下载资料与归档资料
(1)临时文件夹的运用
(2)及时看阅与果断删除
五、素养 SHITSUKE
(1)整理电脑——清理环境——改善管理——不断进步
(2)5S的目标设定:
文件能在30秒内找到;
文件归类合理;
没有无用文件;
不同版本管理合理;
文件的备份及时
第三讲 电脑文档的安全管理
一、安全管理知识
1、文件加密:设置打开密码、设置修改密码
2、文件夹加密:
(1)Windows自带的加密功能
(2)使用加密软件
3、文档的发布
(1)要发布的文档最好使用PDF格式
(2)发布的文档设置修改密码
4、文档备份
(1)用光盘、移动硬盘备份
(2)多电脑备份
5、网盘的使用:
(1)优点:不怕丢失,不怕误删,不怕被覆盖,可找回历史版本。
(2)您平时使用的网盘?
(3)文件夹协作、部门文档集中备份
二、分享整理小技巧
1、把有关的文件存在一起,而不去管他们的格式。
2、搜索的技巧
(1)按日期、类型、大小搜索
(2)搜索未及时保存的临时文档:自动保存的文档位置
3、不要让文件夹里装得太满。
(1)如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹,多到整个屏幕都显示不下,还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目-
(2)如果子文件夹的文件少于五个?
4、您的小技巧?现场交流:
结束 总结与互动
1.您的收获;
2.您的困惑。
3、今后怎样投入电脑文档管理?