赵原：电脑文档整理术——电脑文档管理实务培训

赵原注册讲师 175查看

课程概要

培训时长 : 1天

课程价格 : 扫码添加微信咨询

课程分类 : 岗位经验

课程编号 : 26166

联系老师

适用对象

企业内涉及电脑文档管理的人员。

课程介绍

课程背景：

在你身上是否曾经发生过这样的情况：你的领导站在你的面前让你马上提交文件时，你却发现它不见了，坐在那里绝望的寻找；又或者，为了找到一份报告不得不让客户在电话另一端等上好几分钟。。。。。。如果你有过这样的经历的话，你就会体会到，尽管你平日里工作有条不紊，深受领导和客户的赞许，但就因为这个关键时刻的遭遇，他们会感到很失望。倘若你需要帮助到同事或别人的话，你需要的信息总是找不到，岂不显得浪费时间。

工作中，我们往往要处理很多文件、报告、图表、还有一些其他文字性材料。有洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理，通常我们还要将这些数据保存起来稍后再提取出来。我们希望在需要的时候就能立即拿到这些数据，能够作进一步分析或者是写总结报告或者是做演讲稿。怎样找到更有效更系统的电脑文档管理方法？怎么从容快速找到领导或客户需要的信息？

本课程帮助您快速掌握电脑文档管理实务，快速整理你的办公好伙计——电脑。

课程收益：

了解电脑文档管理的重要性；
熟悉电脑管理的内容并找出自己电脑管理的不足；
有效提升快速个人电脑文档管理水平

课程时间：1天，6小时/天

授课对象：企业内涉及电脑文档管理的人员。

授课方式：

1．主题讲授；

2．案例研讨；

3. 视频欣赏；

4．分组演练

模型运用：

课程大纲：

前言：

美国默克制药公司的电脑文件未删除引发的11.5亿美元赔偿案

第一讲：电脑文档管理的重要性

一、电脑文档管理的实质

1、为什么要管理好电脑文档

（1）杂乱带来的坏消息

（2）无序导致的失败

案例交流——你遇到过因为电脑文档管理不善带来的糟糕处境

（3）电脑文档管理的实质：档案管理的延伸

2、电脑文档管理的核心目的：

（1）方便快速提取文件——提升工作效率与管理水平

（2）高效严谨保管文件——涉及商业机密的电脑文档

二、解读电子文档三要素

1、存放路径

（1）通畅的寄件地址：城市－街道－路－小区－单元－房间

硬盘、分区、文件夹、文件

（2）硬盘分区：

分区的数量要合理

分区的大小要适中

（3）硬盘分类：

区分工作与私人

区分文档的类型

（4）文件夹分类：

按文档内容分类

按文档性质分类

2、保存属性

（1）存档、只读与隐藏

（2）案例交流：什么样的文件您会设为只读？

3、文件分类

（1）六大分类：纯文本、版式、格式化、图像、音频、视频

（2）案例交流：您的哪类文件最多最难整理？

第二讲 5S技巧管好电脑文档

一、整理 SEIRI

1、目标：把需要的文件定位、定量，以便用最快的速度取得所需。

2、要点：固定化、科学化、目视化

3、建立完善的文件结构

（1）如何分类更利于文件管理

（2）哪种分类的先后顺序更有利：先类别后年份，还是先年份后类别

（3）文件夹数量与层级：数量不宜过多、层级不宜过深

4、规范化地命名文件夹

（1）目的：清晰标明文件的内容，便于识别、引用与传递。

（2）文件名的格式（序号）－单位－内容－期间－（版本）－（注释）

案例：01天津公投月度财务分析 201305 V1.0 ——报总公司

（3）小技巧：批量重命名文件：

在资源管理器中同时选择几个文件，接着按F2键，然后重命名这些文件中的一个，这样所有被选择的文件将会被重命名为新的文件名(在末尾处加上递增的数字)。

交流：您的文件管理技巧？

5、周期性地将文件归档

二、整顿 SEITON

1、有用与无用的区分

2、您的整顿与删除

现场练习：每人整理自己文件中的2大类

三、清扫 SEISO

1、定期归档文件

2、定期清扫垃圾

现场练习：

（1）制定您的定期清扫时间；

（2）与大家分享如何提醒定期清扫的方法

四、清洁 SEIKETSU

1、培养每天清洁的好习惯

交流：您的电脑需要每天清洁吗？

2、下载软件与安装软件：

（1）安装软件要安装在合适的位置，并且记住这个位置。

（2）卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。

3、下载资料与归档资料

（1）临时文件夹的运用

（2）及时看阅与果断删除

五、素养 SHITSUKE

（1）整理电脑——清理环境——改善管理——不断进步

（2）5S的目标设定：

文件能在30秒内找到；

文件归类合理；

没有无用文件；

不同版本管理合理；

文件的备份及时

第三讲电脑文档的安全管理

一、安全管理知识

1、文件加密：设置打开密码、设置修改密码

2、文件夹加密：

（1）Windows自带的加密功能

（2）使用加密软件

3、文档的发布

（1）要发布的文档最好使用PDF格式

（2）发布的文档设置修改密码

4、文档备份

（1）用光盘、移动硬盘备份

（2）多电脑备份

5、网盘的使用：

（1）优点：不怕丢失，不怕误删，不怕被覆盖，可找回历史版本。

（2）您平时使用的网盘？

（3）文件夹协作、部门文档集中备份

二、分享整理小技巧

　1、把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。

2、搜索的技巧

（1）按日期、类型、大小搜索

（2）搜索未及时保存的临时文档：自动保存的文档位置

3、不要让文件夹里装得太满。

（1）如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹，多到整个屏幕都显示不下，还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目-

（2）如果子文件夹的文件少于五个？

4、您的小技巧？现场交流：

结束总结与互动

1．您的收获；

2．您的困惑。

3、今后怎样投入电脑文档管理？

赵原老师的其他课程

• 赵原：十九大的重要改革着力点——深化行政体制改革: 课程背景：党的十九大报告指出：实现中华民族伟大复兴中国梦,必须坚定不移地把发展作为党执政兴国的第一要务,坚持解放和发展社会生产力,坚持社会主义市场经济改革方向,推动经济持续健康发展。而经济持续健康发展离不开廉洁高效、权责明晰、放管结合的政府。现代行政管理要求政府对市场承担服务和监管的双重职能。党的十九大要求进一步深化机构和行政体制改革，转变政府职能、深化简政放权、创新监管方式、增强政府公信力和执行力、建设人民满意型政府，是改革的目标。有了目标，如何进行行政体制改革？我国的行政体制建设走过怎样的道路，接下来将如何迈步走得更好？实践中，基层党政机构重合雷同、分工不清、冗员过多问题怎样破解？政府部门简政放权、放管结合、优化服务的要求怎样实现？本课程从十九大对行政体制改革的要求说起，为您分析行政体制改革的意义、走过的历程，改革的关键词、改革的乘除法。课程收益：掌握十九大关于深化机构和行政体制改革的主要要求；了解我国走过的行政体制改革历程及重要内容；掌握改革的构想与七大任务；分析思考行政体制改革任务落实的应对：政府如何改，市场如何办课程时间：1天，6小时/天授课对象：党政机关和企事业单位全体人员。授课方式：1．主题讲授；2．案例研讨；3.分组练习课程大纲：前言：“深圳城管外包引来害群之马案例、广场舞大妈与居民摩擦案例”的思考：政府行政体制改革与您有关系吗？第一讲：行政体制改革重要意义和基础知识一、十九大关于行政体制改革的描述（一）总要求高效合理的政府机构设置和行政体制安排，是建设社会主义现代化强国的重要组成部分，并将为经济、社会、文化、生态等领域深化改革提供制度支撑。（二）三大方向的明确1、提出发展方面：统筹考虑各类机构设置；2、破解编制难题：统筹使用各类编制资源；3、发挥各地自主：省级及以下政府拥有更多自主权，理顺党政、上下级关系。二、行政体制改革基础知识（一）行政体制基本内容1、政府的基本职能（1）什么是政府？（2）政府的四项职能2、行政体制的定义：亦称“政府体制”。国家行政机关的设置、职权的划分与运行等制度的总称。3、行政体制主要类型：（1）行政权力体制，根据国家行政机关与其国家机关、政党组织、群众团体等之间的权力分配关系，主要有三权分立制、议行合一制、军政合一制、政教合一制、党政合一制等。（2）政府首脑体制，根据最高行政权力的代表者与政府首脑职位担任者的关系及人数情况，可分为一元制、二元制、多元制。（3）中央政府体制，根据国家最高行政机关的职权划分、活动方式和组织形式等制度，主要分为中央集权型、地方分权型、集权与分权结合型；合议制和首长制；政府首长负责制和集体领导负责制。（4）行政区划体制，国家将全国领土划分为若干层次的区域单位，并建立相应的各类行政机关。分组讨论：1、四种类型请各举一个例子2、我国是什么类型3、影响行政体制的因素（1）经济的影响：要与社会经济发展相适应，经济的发展和经济体制的变化要求行政体制进行改革，促使行政体制转变管理职能、方式和手段。（2）政治的影响：是基本政治制度的组成部分,两者既紧密相关,又相对独立。（3）文化传统的影响：美国的行政体制受崇尚个人主义和自由主义，推崇法治与自治精神等民族文化传统的影响；德国的行政体制受信守国家至上与中央集权，酷爱整齐划一与法律条文完整、统一等民族文化传统的影响。三、为什么要改革（一）、我国改革开放以来的行政体制历程图表分析与阐述：1982年、1988年、1993年、1998年、2003年、2008年和2013年七次行政体制改革（二）二战后各国的主要历程1、政府内部权力分配关系的变化；2、行政决策、行政监督等体制的变化；3、国家公务人员群体结构的变化；4、行政管理方式的变化。（三）我国改革的反思1、管理分散和权力集中的矛盾；2、没有实现改革的程序化、法制化。3、分组讨论：对行政体制改革的必要性认识（1）对政府机关的切身感受（2）坚持和加强党的全面领导、加强党的长期执政能力建设的高度来认识（3）站在更好适应我国发展新的历史方位、适应我国社会主要矛盾变化的高度来认识。（4）站在全面深化改革、推进国家治理体系和治理能力现代化的高度来认识。（5）站在理顺政府与市场、政府与社会的关系高度来认识第二讲：十九大行政体制改革的新部署一、改革的五大构想1、改革放到政治体制的系统中考虑2、以结构改革推动全流程改革：动力不仅要从内部找更要从外部找3、鼓励自下而上：顶层设计于地方积极性的结合4、既要渐进，又要壮士断腕5、以追求公共利益为最高准则：保持中立，对各种利益进行协调二、两大板块的改革工作（一）机构改革任务：四大项1、统筹设置党政部门及内设机构2、统筹使用各类编制资源，完善国家机构组织法3、探索省以下机构合并设立或合署办公4、深化事业单位改革（二）职能改革任务：三大项1、深化简政放权2、创新监管方式3、赋予省级及以下政府更多自主权（三）机构改革怎么改1、突出统筹（1）大部制改革还有一点空间（2）关键不是数量，而是厘清权责（3）部门间协调十分重要2、简单合并迈向重组配置（1）加减法——乘除法（2）地方机构调整的思考：图表分析（3）“变“与“定”的结合（四）职能改革怎么改1、核心要务：推进放管服转变政府职能是行政体制改革的核心内容，转变政府职能是历次改革的主题2、难点分析：十大职能改革难点的解读3、措施解读（1）深化简政放权（2）创新监管方式（3）赋予省级及以下政府更多自主权（4）依法规范行政权力第三讲：案例研讨与分析一、杭州最多跑一次：最生动的放管服跑断腿、磨破嘴，打不完的电话，盖不完的公章，这一直是群众和企业到政府办事的真实写照。近日，杭州市市场监管局公布了包括33项审批服务事项的“最多跑一次”清单，细化为174个小项，并提出“办结最多一个工作日、现场等候最多一小时”目标。分组讨论：（1）方便群众和企业办事，是重要的软环境吗？是政府职能转变的重要标志吗？（2）您感受到的放管服，或者您所在部门的放管服？二、退役军人事务部：除了看热闹，更要看门道中华人民共和国退役军人事务部是国务院组成部门，2018年3月根据第十三届全国人民代表大会第一次会议批准的国务院机构改革方案设立。 2018年4月16日，退役军人事务部在北京正式挂牌。五大职责：1、拟订退役军人思想政治、管理保障等工作政策法规并组织实施；2、褒扬彰显退役军人为党、国家和人民牺牲奉献的精神风范和价值导向；3、负责军队转业干部、复员干部、退休干部、退役士兵的移交安置工作和自主择业退役军人服务管理、待遇保障工作；4、组织开展退役军人教育培训、优待抚恤等；5、指导全国拥军优属工作，负责烈士及退役军人荣誉奖励、军人公墓维护以及纪念活动等。分组讨论：（1）大做减法的“拆庙”机构设置，却增设的退役军人事务部，为什么？（2）有没有改变粗放、大锅饭式的退役军人就业服务？三、其他案例结束总结与互动1．您的收获；2．您的困惑。

• 赵原：全面预防职务犯罪、纵深推进反腐倡廉 ——国有企业职务犯罪预防实务: 课程背景：党的十八大以来，党中央以前所未有的勇气和定力推进党风廉政建设和反腐败斗争，取得了突出成果。腐败，一般指由经济社会发展而引起的公职人员在职位上作风不正、行为不正而引起的政治和社会问题。国有企业在我国社会主义市场经济建设中占据举足轻重的地位，国有企业反腐败工作是我们反腐倡廉的重要内容。在经济改革和发展中，国有企业人员职务犯罪发案率呈上升趋势、涉案金额明显增多，造成了国有资产大量损失，有的甚至直接导致了国有公司的破产和倒闭、员工下岗，严重阻碍了国有企业的改革发展、影响了社会主义市场经济和社会稳定。2022年3月，“两高”报告集中公布反腐“成绩单”，惩治腐败高压态势始终不变。最高检工作报告显示，2021年受理各级监委移送职务犯罪20754人，其中国企腐败的隐蔽性复杂性不断增加，“披着合法市场行为外衣的‘影子公司’‘期权腐败’等隐性腐败问题值得关注。国企如何提高一体推进“三不腐”能力和水平，全面打赢反腐败斗争攻坚战持久战？本课程为您解读。课程收益：1、掌握职务犯罪成因及现象2、加强体制机制建设，预防职务犯罪3、巩固企业廉政文化，牢固树立廉洁和法治意识。课程时间：1天（6小时/天）授课对象：国企全体员工课程大纲前言：从一则新闻说起：6月26日，昆明市检察院向社会通报了市检察机关近期查办的14起职务犯罪案件情况。第一讲职务犯罪基础知识（一）职务犯罪的涵义1、定义：什么是职务犯罪？2、职务犯罪的特征（1）犯罪主体的特殊性（2）职务与行为的关联性（3）职务犯罪行为方式的多重性案例解读：南京市国企控股公司董立新案件二、职务犯罪的现状1、大案要案增多，犯罪数额增大2、作案手段隐蔽，更加智能化3、窝案、串案高发，呈现群体化4、卖官鬻爵、索贿受贿犯罪突出5、行业犯罪突出，国有企业职务犯罪日益严重6、犯罪黑数增高7、犯罪人外逃增多，资金外流严重。（三）国有企业职务犯罪主要种类1、贪利型国企职务犯罪2、渎职型国企职务犯罪单位福利型国企职务犯罪（四）贪污贿赂犯罪的罪名体系1、挪占型判死刑罪名有几个？贪污和受贿、重罪修正案九生效前，刑法还有55个罪名可以判处死刑，废除其中的9个，最终刑法能够判处死刑的罪名剩下46个。（1）贪污罪。（2）挪用公款罪。（3）巨额财产来源不明罪。（4）隐瞒境外存款罪。（5）私分国有财产罪。（6）私分罚没。2. 贿赂型（1）受贿罪。（2）单位受贿罪。（3）对有影响力人员行贿罪。（4）利用影响力受贿罪。（5）行贿罪。（6)对单位行贿罪。（7）介绍贿赂罪。（8）单位行贿罪。用单位的钱，风险大。（五）贪污贿赂犯罪的刑罚1、主刑的种类：（1）拘役。（2）有期徒刑。（3）无期徒刑。（4）死刑。2、附加刑的类型（1）剥夺政治权利（2）没收财产：包括部分和全部财产，后者如以前抄家，只能没收宣判时现有的财产。案例解读：1. 什么时候会判死刑？2、为什么有人贪那么多，居然没死？3、坦白从宽，牢底坐穿？两句话都对的。4、非国家工作人员会不会构成贪污、贿赂罪？5、挪用与贪污有什么区别？第二讲国有企业职务犯罪预防一、职务犯罪的误区（一）关于挪占型犯罪的误区1. 挪用公款后为应付财务检查而涂改账册。2. 不动产没有过户，不算贪污。情况复杂。3. 领导班子集体决定发的“奖金”，不算犯罪。定贪污和私分国有财产罪。4. 案发前把钱还了就不是挪用公款罪了。（二）关于贿赂型犯罪的误区1. 我办事，她收钱，很安全。2. 礼尚往来而已，没有具体请托事由。（16年变了不需要请托事务）3. 我只是“借”（钱、车、房），不算受贿。4. 小赌怡情，不算受贿。5. 接受服务，不属于收受“财物”。6. 他们只是到我家开的店子里消费了一下，公平交易。7. 我送钱是为了拓展正当业务，不属于谋取不正当利益，不构成行贿。8. 我收钱但没有为他人谋取不正当利益。9. 事后受贿不构成受贿。（三）关于渎职犯罪的误区1、我们不贪不占，都是为了工作，就是没干明白，也不是故意的，不是犯罪。二、国企职务犯罪的危害及重点多发领域（一）极大的危害性不容忽视国有资产严重流失破坏社会主义市场经济破坏和谐社会构建动摇国家政权根基重点多发领域必须关注为什么垄断性、资金性、资源型企业多发职务犯罪？领导和管理岗位的多发腐败采购、销售及财务版块人事、财务等重点部门国企改革的相关环节外派及下派的国企管理者国企职务犯罪预防对策（一）五位一体制度建设1、完善法律、法规、制度设计：“不愿贪”2、加大对公权力的监督：“不敢贪”3、解决权力过于集中的问题：“不易贪”。4、堵塞可能产生腐败的漏洞，“不能贪”5、廉洁文化氛围：“不想贪”（二）案例分析、警钟长鸣1、采购招标：长沙市城投基础设施建设项目有限公司原董事长李垚案2、项目建设：成都兴城集团原党委委员、副董事长李善继案3、销售经营： .粮食储备购销领域“抱团”侵占公款案

• 赵原：天机云锦用在我——常用公文写作技巧: 课程背景：书面表达是党政机关、企事业单位沟通的最重要手段。在银行的工作中，需要联络客户、汇报上级、沟通政府、联系内外。。。一流的公文表达，是呈现银行最佳形象的重要方式。南宋诗人陆游官至宝章阁待制，这个职务类似今天的国务院副秘书长。他曾经说：“天机云锦用在我”，说的是巧妙运用、挥洒自如，写出浑然天成的文章来。这话对公文写作同样适用。纵观日常工作，可以看到有些员工可以煲两个钟的电话粥，却写不好几行字的请假条；有些干部办事精明强干，写个请示汇报却一头雾水；有些领导部署工作头头是道，批改文件却找不到主题。如何拟出通知、请示、报告、商务函、……?各项事务中如何做到公文写作前有思路、写作中有内容?如何有效提升公文写作的效率?如何让公文的作用最大化?公文写作通常会有哪些误区，如何有效避免？本课程回答上述问题，帮助您快速掌握公文写作技巧，用好天机云锦。课程收益：熟练掌握常用公文的写作技巧；熟练掌握公文写作的构思与行文方法；有效提升借助公文来办理公务的能力；有效提升受训单位的公文规范化程度；有效提升书面沟通的意识与能力。课程时间：1天，6小时/天授课对象：政府部门、企业单位、机关团体使用公文沟通和办理公务的其他人员。授课方式：1．主题讲授；2．分组PK；3．现场演练；4案例研讨；5视频欣赏；6．游戏互动课程大纲：前言：陆游与奈斯比特在工业社会向信息社会过渡中有五件最重要的事应该记住，而其中的一件就是在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都需要应用写作能力。 ——（美）约翰.奈斯比特《大趋势——改变我们生活的十个方向》第一讲：基础知识记心中——公文基础知识一、公文的定义（一）公务活动中使用的文书；（二）有着特定体式的文书；（三）需要经过一定的处理程序来使用的文书。二、公文的种类（一）按具体职能分1、《中国共产党机关公文条例》将党的机关文种划分为14种。2、《国家行政机关公文处理办法》将行政公文划分为13种。3、一般政府部门及企业、社团常用公文可以划为10种。（二）按行文方向分1、上行文2、下行文3、平行文三、公文写作的基本要素（一）主旨（二）材料（三）结构（四）语言四、公文的特点（一）政策性；（二）权威性；（三）规范性。（四）时限性；（五）平实性。五、公文的流程（一）写作步骤1．制定目标；2．选择文种；3．列出大纲；4．撰写初稿；5．修改成文。（二）审定与用印1、公文的一般审定程序2、关于公文用印（三）公文的传递六、好的公文是如何炼成的1、短短短！2、您的逻辑能力？案例：凯撒给罗马政府的战报第二讲：天机云锦用在我——公文撰写技巧一、关于标题（一）法定公文标题的写法（二）公文标题的注意时限（三）标题的常见错误1、标题缺少行文单位2、标题无文种或混用文种3、标题中事由表达不全4、标题中乱用标点符号5、标题文字语法错误二、关于正文（一）基本内容1、开头——“凭” 既凭什么行文，就是制发该文的依据或理由；2、主体——“事” 即什么事情或什么事项；3、结尾——“断” 论断部分，通常为要求、措施、办法等。如无措施、要求，用结尾用语即可。（二）基本形式：1、纵向结构：有递进式、时序式、倒悬式等。2、横向结构：一、二、三、四，平排开来。3、纵横结合结构：前纵后横，纵横交叉等。三、其他小贴士1、引文2、简称3、结构层级序数4、关于用纸四、几种企业最常用公文的写作1、请示：类型、适用范围、格式2、报告：类型、适用范围、格式3、批复：类型、适用范围、格式4、通知：类型、适用范围、格式5、通报：类型、适用范围、格式6、函：类型、适用范围、格式7、会议纪要：类型、适用范围、格式分组练习：每组练习一个公文五、团队合作写公文——写作任务的分配与管理1．专职化、专业化；2．明确标准，监控结果；3．倡导积累，实时共享。第三讲网络时代新公文——互联网+公文写作一、互联网已成为基本世界观1．互联网成为了整个社会的基础架构和标准配置；2．网络“麦特卡夫”法则；3.“互联网+”成为解决新常态的战略方法。二、互联网+时代的公事沟通1．短信与微信；2．电子邮件；3．银行公众号三、微信互动1．微信是什么？2．微信的主要功能；3．讨喜的微信礼仪；4．商务微信基本礼仪昵称；5．微信社交的通用礼仪。四、“邮件”来往1.“主题”礼仪八要素；2．称呼礼仪九要点；3．问候礼仪三句话；4．正文礼仪四元素；5．慎重使用群发邮件功能；6．注意保密礼仪。五、电邮快写的方法1．选用法；2．套用法；3．搬用法；4．泛用法；5．调用法。六、电邮发送的注意事项1．醒目的邮件标题；2．选择合适的时间；3．慎重使用群发功能；4．群发邮件的时候采用密送（BCC）的设置；七、电子邮件的使用技巧1．快速查找邮件；2．自动添加签名；3．拒收垃圾邮件；4．备份地址簿。八、银行微信公众号文章的写作（一）微信文案的作用降低成本、加强交流、转化率高、定位准确（二）编写前的整体布局1、何为布局2、布局范围（三）以点带面、丰富内容1、如何体现传播性（1）追热点（2）找细节（3）看照片2、素材积累的重要性（四）关于排版现场演练：近期您的单位要组织一次大客户答谢，拟邀请参加中秋晚会。请各小组经过小组讨论后，设计一份能够聚拢人气的公众号宣传方案。第四讲总结与互动1．您的收获；2．您的困惑。3、今后怎样投入公文写作？

赵原：电脑文档整理术——电脑文档管理实务培训

课程概要

适用对象

课程介绍

赵原老师的其他课程

相关课程

添加企业微信