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苏洁:用好时间——高效时间管理

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课程概要

培训时长 : 1天

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课程分类 : 时间管理

课程编号 : 22133

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适用对象

中高层管理者,员工等

课程介绍

课程背景
  每个人每天拥有的时间都是24小时,为什么有的人安排得井然有序,从容自如,而有的人从早忙到晚,废寝忘食,却依然绩效不佳?为什么有的企业成功?有的企业失败?究其原因,效率的差异是一个重要因素!而效率差异的背后却是时间利用的差异,也就是时间管理的效能。

课程收益
学习工作计划排序与事项象限分配,找到在时间管理改进方向;
学习行之有效的时间管理工具和方法,帮助管理者大幅度提升效能;
养成先计划再行动及要事第一的好习惯,学会制定科学合理的工作目标。

课程时间:0.5-1天,6小时/天
课程对象:中高层管理者,员工等
课程形式:角色演练+案例研讨+问题分析+团队学习+工具运用+场景化学习

课程大纲
第一讲:高效时间管理
一、时间管理的认知
1.时间与时间管理的概念
2.我们将如何面对这样的一笔时间财富?
3.时间管理的基本原理
1)同样时间成果更多
2)做该做的事情,要事第一
3)充分利用时间不浪费
4)一分钱也不剩
5)同样的钱买的更多
6)买最值得的东西
二、管理者时间管理的现状
1.效率=效能*效率*勤恳
2.我们曾经踩过的时间管理的“坑”
测试:你在时间管理的哪个程度
3.时间管理对管理者的重要性
德鲁克:时间是最高贵而有限的资源,不能管理时间,便什么都不能管理。
4.造成时间浪费的因素
1)完美主义
2)管理冲突
3)电话干扰
4)没有计划
5)喜爱拖延
6)不会拒绝
7)突发事件太多
8)临时来访人员
5.管理者分析一天工作事项
1)我做了什么根本不需要做的事?
2)我做了什么能够由别人,并且应该由别人做的事?
3)我做了什么耗时过长的事?
4)我做了什么会浪费别人时间的事?
三、时间管理工具
1.时间管理工具1-四象限法
1)重要且紧急
2)重要不紧急
3)不重要紧急
4)不重要不紧急
练习:制定工作的轻重缓急分析
2.时间管理工具2-艾维利工作法
1)每天最重要的6件事
2)按优先级排序
3)每完成一项打勾
4)突发事件的应对
5)记录3项每天工作中最重要的随感
3.时间管理工具3-GTD工作法
1)收集
2)整理
3)组织
4)回顾
5)执行
4.时间管理工具4-利用碎片时间
1)追剧:拉伸身体
2)坐地铁:看材料
3)等餐:想创意
4)运动:听书
5.时间管理工具5-PDCA
1)计划
2)执行
3)检查
4)改进
团队练习:搭塔竞赛,利用手中的材料,竞争优胜小组
6.时间管理工具6-工作授权
1)授权工作性质
2)授权流程
3)工作核查与辅导
情景演练:公司请你组织一场员工团建活动,但是由于你在忙一个新项目立项工作,所以你计划把员工团建的活动授权给下属张红,请对张红进行一次工作授权
案例分析:两位下属时间管理水平如何,请你帮他们挑出问题,并进行辅导

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课程背景每个人每天拥有的时间都是24小时,为什么有的人安排得井然有序,从容自如,而有的人从早忙到晚,废寝忘食,却依然绩效不佳?为什么有的企业成功?有的企业失败?究其原因,效率的差异是一个重要因素!而效率差异的背后却是时间利用的差异,也就是时间管理的效能。   会议的主要目的就是充分整合参会人的智力资源以达成共识和解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂。员工花太多时间在无效率的会议上,不仅浪费公司成本,也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题,主持人如何合理地设计会议流程并游刃有余的控制住场面,以及处理各种突发事件,如何做好会议管理,提升效率与产出,是每位管理者的必修课课程收益学习工作计划排序与事项象限分配,找到在时间管理改进方向;学习行之有效的时间管理工具和方法,帮助管理者大幅度提升效能;养成先计划再行动及要事第一的好习惯,学会制定科学合理的工作目标;了解低效和高效会议的特征及原因;掌握会议管理的八个要点,学会实时的控场和有效引导技巧;掌握会前准备、会中服务及会后执行的内容,大幅提升会议效率。课程时间:1天,6小时/天课程对象:企业管理者课程形式:角色演练+案例研讨+问题分析+团队学习+工具运用+场景化学习课程大纲第一讲:高效时间管理一、时间管理的认知1.时间与时间管理的概念2.我们将如何面对这样的一笔时间财富?3.时间管理的基本原理1)同样时间成果更多2)做该做的事情,要事第一3)充分利用时间不浪费4)一分钱也不剩5)同样的钱买的更多6)买最值得的东西二、管理者时间管理的现状1.效率=效能*效率*勤恳2.我们曾经踩过的时间管理的“坑”测试:你在时间管理的哪个程度3.时间管理对管理者的重要性德鲁克:时间是最高贵而有限的资源,不能管理时间,便什么都不能管理。4.造成时间浪费的因素1)完美主义2)管理冲突3)电话干扰4)没有计划5)喜爱拖延6)不会拒绝7)突发事件太多8)临时来访人员5.管理者分析一天工作事项1)我做了什么根本不需要做的事?2)我做了什么能够由别人,并且应该由别人做的事?3)我做了什么耗时过长的事?4)我做了什么会浪费别人时间的事?三、时间管理工具1.时间管理工具1-四象限法1)重要且紧急2)重要不紧急3)不重要紧急4)不重要不紧急练习:制定工作的轻重缓急分析2.时间管理工具2-艾维利工作法1)每天最重要的6件事2)按优先级排序3)每完成一项打勾4)突发事件的应对5)记录3项每天工作中最重要的随感3.时间管理工具3-GTD工作法1)收集2)整理3)组织4)回顾5)执行4.时间管理工具4-利用碎片时间1)追剧:拉伸身体2)坐地铁:看材料3)等餐:想创意4)运动:听书5.时间管理工具5-PDCA1)计划2)执行3)检查4)改进团队练习:搭塔竞赛,利用手中的材料,竞争优胜小组6.时间管理工具6-工作授权1)授权工作性质2)授权流程3)工作核查与辅导情景演练:公司请你组织一场员工团建活动,但是由于你在忙一个新项目立项工作,所以你计划把员工团建的活动授权给下属张红,请对张红进行一次工作授权案例分析:两位下属时间管理水平如何,请你帮他们挑出问题,并进行辅导第二讲:专精会议管理一、会议管理的认知1.会议管理需要做三种思考1)会议的必要性2)会议会不会耽误工作3)是否能与其他会议合并2.会议管理三个原则1)明确召开会议的目的和预期目标2)开短会,不超时3)会议记录整理成一张纸3.高效会议的八大特征1)只有必要时才召开2)事先已筹划好3)拟定和分发了议程4)主持人经验丰富5)一切按部就班6)有经验的人出席7)做出了结论和总结8)记录清楚并明确后续跟进二、会议实施前准备事项1.会议准备1-筹划会议1)确认会议目的和议题2)以自身的经验知识就议题进行协商3)就问题进行分析4)寻求问题的解决对策和可行方案5)思考与主持者和其他发言者的互动6)准备好相关资料分组研讨:一次企业组织的失败会议,原因是什么?2.会议准备2-明确会议目的和目标1)信息传达型2)问题解决型3)订立计划型4)利益调整型3.会议准备3-对会议事先进行公告1)会议名称、目的、目标2)日期、时间3)场所(地址、示意图)4)主持人5)参会者名单6)会议资料7)其他(准备资料等)4.会议准备4-选择有经验的主持人1)主持人要按会议的议程进行2)主持人做好会议时间控制3)主持人要引导参会者发言5.会议准备5-选定参加者1)有决定权的人2)强烈疑问的人参加3)有关专家4)正确表达自己意见的人5)其他部门关联人员6.会议准备6-事先分发会议资料1)就应当事先传达议题并尽可能提前分发讨论资料2)让与会者事先做好充分的准备和了解7.会议准备7-分配时间1)会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程2)每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空8.会议准备8-准备会场1)会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一2)会议准备人员需提前30分钟到场准备,需将会议室门提前打开,准备好投影仪、电脑、音响等三、会议实施方法1.推动会议的召开1)开始2)扩展3)达成共识2.概括重要内容1)会议概括2)会议记录3.写成会议记录1)进行整理2)明确内容3)形成决议4.会议后跟进1)整理会场2)下达会议纪要3)实行决定事项四、开好会议的11个锦囊1.议题明确2.议程清晰3.精选参与人4.指定主持人5.做好会议记录6.合适的时间7.合适的地点8.会议做好准备9.会中做好控制10.写好会议记录11.明确追踪周期
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