苏洁：用好时间，开好会议——时间管理与会议管理

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课程概要

培训时长 : 1天

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课程分类 : 会议管理

课程编号 : 22132

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适用对象

企业管理者

课程介绍

课程背景
每个人每天拥有的时间都是24小时，为什么有的人安排得井然有序，从容自如，而有的人从早忙到晚，废寝忘食，却依然绩效不佳？为什么有的企业成功？有的企业失败？究其原因，效率的差异是一个重要因素！而效率差异的背后却是时间利用的差异，也就是时间管理的效能。
会议的主要目的就是充分整合参会人的智力资源以达成共识和解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，主持人如何合理地设计会议流程并游刃有余的控制住场面，以及处理各种突发事件，如何做好会议管理，提升效率与产出，是每位管理者的必修课

课程收益
学习工作计划排序与事项象限分配，找到在时间管理改进方向；
学习行之有效的时间管理工具和方法，帮助管理者大幅度提升效能；
养成先计划再行动及要事第一的好习惯，学会制定科学合理的工作目标；
了解低效和高效会议的特征及原因；
掌握会议管理的八个要点，学会实时的控场和有效引导技巧；
掌握会前准备、会中服务及会后执行的内容，大幅提升会议效率。
课程时间：1天，6小时/天
课程对象：企业管理者
课程形式：角色演练+案例研讨+问题分析+团队学习+工具运用+场景化学习

课程大纲
第一讲：高效时间管理
一、时间管理的认知
1．时间与时间管理的概念
2．我们将如何面对这样的一笔时间财富？
3．时间管理的基本原理
1)同样时间成果更多
2)做该做的事情，要事第一
3)充分利用时间不浪费
4)一分钱也不剩
5)同样的钱买的更多
6)买最值得的东西
二、管理者时间管理的现状
1．效率=效能*效率*勤恳
2．我们曾经踩过的时间管理的“坑”
测试：你在时间管理的哪个程度
3．时间管理对管理者的重要性
德鲁克：时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。
4．造成时间浪费的因素
1)完美主义
2)管理冲突
3)电话干扰
4)没有计划
5)喜爱拖延
6)不会拒绝
7)突发事件太多
8)临时来访人员
5．管理者分析一天工作事项
1)我做了什么根本不需要做的事？
2)我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？
3)我做了什么耗时过长的事？
4)我做了什么会浪费别人时间的事？
三、时间管理工具
1．时间管理工具1-四象限法
1)重要且紧急
2)重要不紧急
3)不重要紧急
4)不重要不紧急
练习：制定工作的轻重缓急分析
2．时间管理工具2-艾维利工作法
1)每天最重要的6件事
2)按优先级排序
3)每完成一项打勾
4)突发事件的应对
5)记录3项每天工作中最重要的随感
3．时间管理工具3-GTD工作法
1)收集
2)整理
3)组织
4)回顾
5)执行
4．时间管理工具4-利用碎片时间
1)追剧：拉伸身体
2)坐地铁：看材料
3)等餐：想创意
4)运动：听书
5．时间管理工具5-PDCA
1)计划
2)执行
3)检查
4)改进
团队练习：搭塔竞赛，利用手中的材料，竞争优胜小组
6．时间管理工具6-工作授权
1)授权工作性质
2)授权流程
3)工作核查与辅导
情景演练：公司请你组织一场员工团建活动，但是由于你在忙一个新项目立项工作，所以你计划把员工团建的活动授权给下属张红，请对张红进行一次工作授权
案例分析：两位下属时间管理水平如何，请你帮他们挑出问题，并进行辅导
第二讲：专精会议管理
一、会议管理的认知
1．会议管理需要做三种思考
1)会议的必要性
2)会议会不会耽误工作
3)是否能与其他会议合并
2．会议管理三个原则
1)明确召开会议的目的和预期目标
2)开短会，不超时
3)会议记录整理成一张纸
3．高效会议的八大特征
1)只有必要时才召开
2)事先已筹划好
3)拟定和分发了议程
4)主持人经验丰富
5)一切按部就班
6)有经验的人出席
7)做出了结论和总结
8)记录清楚并明确后续跟进
二、会议实施前准备事项
1．会议准备1-筹划会议
1)确认会议目的和议题
2)以自身的经验知识就议题进行协商
3)就问题进行分析
4)寻求问题的解决对策和可行方案
5)思考与主持者和其他发言者的互动
6)准备好相关资料
分组研讨：一次企业组织的失败会议，原因是什么？
2．会议准备2-明确会议目的和目标
1)信息传达型
2)问题解决型
3)订立计划型
4)利益调整型
3．会议准备3-对会议事先进行公告
1)会议名称、目的、目标
2)日期、时间
3)场所（地址、示意图）
4)主持人
5)参会者名单
6)会议资料
7)其他（准备资料等）
4．会议准备4-选择有经验的主持人
1)主持人要按会议的议程进行
2)主持人做好会议时间控制
3)主持人要引导参会者发言
5．会议准备5-选定参加者
1)有决定权的人
2)强烈疑问的人参加
3)有关专家
4)正确表达自己意见的人
5)其他部门关联人员
6．会议准备6-事先分发会议资料
1)就应当事先传达议题并尽可能提前分发讨论资料
2)让与会者事先做好充分的准备和了解
7．会议准备7-分配时间
1)会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程
2)每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空
8．会议准备8-准备会场
1)会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一
2)会议准备人员需提前30分钟到场准备，需将会议室门提前打开，准备好投影仪、电脑、音响等
三、会议实施方法
1．推动会议的召开
1)开始
2)扩展
3)达成共识
2．概括重要内容
1)会议概括
2)会议记录
3．写成会议记录
1)进行整理
2)明确内容
3)形成决议
4．会议后跟进
1)整理会场
2)下达会议纪要
3)实行决定事项
四、开好会议的11个锦囊
1.议题明确
2.议程清晰
3.精选参与人
4.指定主持人
5.做好会议记录
6.合适的时间
7.合适的地点
8.会议做好准备
9.会中做好控制
10.写好会议记录
11.明确追踪周期

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