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张华:高效率的时间管理工具

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课程概要

培训时长 : 1天

课程价格 : 扫码添加微信咨询

课程分类 : 时间管理

课程编号 : 21038

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适用对象

企业各层级管理者,以中层管理者/基层管理者/储备管理人员为主。

课程介绍

课程背景:

人生最宝贵的两项资产:一是头脑,一是时间。

随着现代生活与工作节奏的加快,时间已经成为极其宝贵的资源。很多人总感觉时间不够用。现实工作中,有些管理者越来越忙,各种会议、应酬应接不暇,甚至力不从心,疲惫不堪!善于安排利用时间的人,工作轻松、生活有序。因此,时间管理水平高低,决定管理者工作的成败。时间运用的效率决定生命的品质!

与此同时,在上级的“保姆式”襁褓之下,员工越来越像“婴儿”,责任心却越来越差,缺乏工作动力,导致整个部门工作效率日渐低下。因此,如何进行系统的高效时间管理已经成为现代管理者的必修课程。

时间管理并不是要把所有事情做完,而是要在合理的时间做合适的事情,以期取得最佳的工作价值。时间管理的目的除了要决定管理者该做些什么事情之外,另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做。时间管理不是完全的掌控,而是降低变动性,透过事先的计划,作为一种提醒与指引。

本课程将帮助管理者最大限度地利用时间,并由此提升个人工作效率和有效性。管理者将学会判断哪些工作是最重要的,哪些是不重要的,并且根据优先程度进行处理。将学会发现如何才能将时间集中在最为关键的工作上,从而避免浪费时间。通过学习与时间管理的理念和工具方法,深度揭示时间管理的常见障碍及如何克服这些障碍的技巧,帮助管理者提升工作效率和效果。

课程收益:

● 建立正确的时间管理理念。

● 掌握实用有效的时间管理方法和技巧,提高时间管理技能。

● 减少工作中的时间浪费,改变拖延习惯,排除干扰因素。

● 学习妥善安排工作优先顺序,让工作更有效率。

● 养成高效处理日常管理事务的习惯,最有效的利用时间。

课程时间:1天,6小时/天

课程对象:企业各层级管理者,以中层管理者/基层管理者/储备管理人员为主。

课程方式:讲师讲授40%,学员互动60%(案例讨论+角色练习+视频互动+情景模拟)

导入:认识时间管理

一、认识时间

1. 总量不变

2. 不可蓄积

3. 无法取代

4. 不可挽回

二、时间管理

时间管理的本质:自我管理

——时间管理对于管理者的重要性

三、效率与效能

四、时间管理的历程

1.第一代时间管理理论是备忘录型

2.第二代时间管理理论是记事簿型

3.第三代时间管理理论是ABC分类时间管理法

4.第四代时间管理理论罗盘理论什么是效能

案例:剑桥学生问马云、你的每分钟价值

测试:你的时间管理水平如何----李宝夫时间问卷

第一讲:时间管理的正负清单

一、负面清单

1. 目标不清

2. 患得患失

3. 精力无法集中

4. 拖延

5. 逃避

6. 完美主义

7. 事必亲躬

8. 有求必应

二、正面清单

1. 通盘考虑

2. 要事优先

3. 合理授权

4. 集中注意力

5. 遵守计划和灵活转变

定律:帕金森定律、百分之三十定律

第二讲:时间回顾的工具

一、即时记录法

1. 随时记录自己的时间消耗情况,定期检讨

2. 保障时间记录的真实性、准确性

3. 时间开销记录表

4. 浪费时间的三大原因

5. 管理者的五个时间黑洞

二、柳比歇夫法

1. 找出浪费时间的因素

2. 分析时间耗费的情况,重新制定计划

3. 时间分析的五个自问

4. 利用时间的三大原则

第三讲:时间排序的管理工具

一、西瓜芝麻法

1. 注重质量,追求高回报活动

2. 抵抗诱惑,放弃低回报活动

3. 时间排序的工具

二、要事第一法

1. 确定目标,通过排序列出最重要的事件

2. 制定时间计划表,坚决执行

3. 处理工作的合理顺序

三、6点优先工作制

案例:效率大师艾维利向美国钢铁公司提供咨询

第四讲:时间分配的管理工具

一、四象限法

1. 列一份计划清单

2. 绘制矩阵草图

3. 确定它们的优先顺序及分配计划时间

二、莫法特休息法

案例:《圣经新约》的翻译者詹姆斯·莫法特

三、WLB法——工作与生活的平衡

1. 在工作和生活上投入的时间量分配平衡

2. 在工作和生活角色中投入程度平衡

3. 关于生活和工作的满意度平衡

4. 职场人士每年时间的分配

第五讲:时间专注的管理工具

一、聚光规则法

1. 帕累托原则(二八法则)

2. 把时间花费在对实现目标最重要的事情上

3. “时间块”原理,把有限的时间聚焦到重要的目标上

4. 专注和执著是成功的关键,列出干扰因素

5. 通过对干扰因素的排序,找出排在前三位的干扰因素加以克服

6. 学会说“不”,减少别人打扰

二、番茄工作法

1. 番茄时间的概念

2. 自我掌控时间的三化

3. 每日番茄工作法流程

三、麦肯锡30秒电梯理论

第六讲:时间管理的提升技能及实操

一、时间管理技能提升

1. 学会授权的技巧

2. 怎样拒绝外界干扰

3. 会议的管理技巧

4. 电话时间管理技巧

5. Email处理时间管理技巧

二、计划执行技巧

1. 执行原则:立即做

2. 执行速度:变数降到最低

3. 执行回顾:10个自问

课堂讲授的主要工具名录

时间区分的工具五大原则法
时间账单的工具即时记录法
时间回顾的工具柳比歇夫法
时间排序的工具7大优先法
时间统筹的工具西瓜芝麻法
时间从简的工具要事第一法
时间规划的工具立体检查法
时间平衡的工具WLB3223法
时间分配的工具四个象限法
时间专注的工具聚光规则法
时间专注的工具排除干扰法

 

 

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• 张华:赢在目标——目标管理与计划落实
课程背景:目标管理(ManagementbyObjective,简称MBO)是由世界级管理大师德鲁克创建,已成为当代管理体系的重要组成部分,实施目标管理将使企业竞争力得到的普遍的提升,被认为是迄今为止“最有实战效果的管理理论”、“管理中的管理”。通过目标管理,可以使组织的成员亲自参加工作目标的制订,实现“自我控制”,并努力完成工作目标。对于员工的工作成果,有明确的目标作为考核标准,从而使对员工的评价和奖励做到更客观、更合理,因而可以大大激发员工积极性。目前部分企业还在沿用经验管理,没走上科学管理的轨道,普遍存在中层管理人员与基层员工激励不到位的问题。优秀企业普遍运用的目标管理法,使人人参与管理,给每位员工充分发挥潜能的“自由空间”,能达到“众人拾柴火焰高”的理想状态。企业成长要靠全体员工共同努力,“千斤重担众人挑、人人头上有目标”。企业竞争力的提升,离不开目标管理方法;企业中层,不懂目标管理就谈不上具有管理能力。目标管理是推动企业、个人成长的最佳方法。目标管理的应用非常广泛,很多人将它作为工作计划和控制的手段,还有人将它当成一种激励员工或评价绩效的工具。的确,目标管理是一种基本的管理技能,它通过划分组织目标与个人目标的方法,将许多关键的管理活动结合起来,实现全面、有效管理。课程收益:● 建立管理者对目标管理重要性的认识、以及对目标管理理念的完整理解。● 认识目标的价值与制定目标的方法● 掌握目标设置与目标管理的操作技巧。● 掌握计划与流程制定的操作方法。● 学会辅导绩效与激励员工的具体工作方法。● 获得一整套目标与计划的落地实操工具包以及本课程之PPT文件。课程时间:2天,6小时/天课程对象:企业各层级管理者(以中层管理者/基层管理者人员为主)课程方式:讲师讲授50%,学员互动50%(案例讨论+角色练习+视频互动+情景模拟)。课程大纲导入:1分钟小游戏——目标的意义第一讲:从目标中“觉醒”案例:英国游泳女将讨论:什么是目标?——今天由昨天决定讨论:为什么不愿意设定目标一、何为目标二、目标的重要性1. 没有目标难有收获2. 焕发激情激发潜力3. 结果导向少走弯路4. 管理的基本出发点案例:选择比努力更重要(孩子江边、布鲁哥咨询)二、目标管理知识1. 目标管理理由2. 理论基础3. 五大要素4. 四大特征特征一:明确目标特征二:参与决策特征三:规定时限特征四:评价绩效案例:从下属出差看目标管理要素、张同学学习辅导——目标管理的正确认识(利弊)第二讲:目标管理实施步骤一、设立总目标(先有目标,才有工作)1.目标的来源导向:1)从相关因素处寻找2)从内部和外部寻找3)从现在和将来寻找愿景、竞争、顾客、职责、问题、成长工具:OGSM设定原则:三大原则(SMART原则、方向统一原则、进度统一原则)BSC平衡积分卡:目标2.工作目标的五大类第一种类型:达成型第二种类型:解决问题型第三种类型:例行型第四种类型:提高业绩型第五种类型:发展个人能力型3. 目标的分解与跟踪(分解五步法)1)目标分解五步法2)常用的三大工具(剥洋葱法、树形图、甘特图)3)目标分解的原则4)目标的跟踪5)总结与评估第一步:自我评估,提交报告。第二步:考核结果,奖优惩劣。第三步:总结原因,持续改善。第四步:再立目标,循环向上。案例:纺织厂目标制定的讨论工具:BEM模型第三讲:计划管理实施导入:计划管理与目标管理的关系讨论:什么是计划管理1)计划的时间:长期计划、中期计划、短期计划2)计划的种类:管理层次:公司经营计划、职能部门计划、车间/班组计划计划内容:生产计划、销售计划、质量计划、供应计划、新产品开发计划讨论:为什么要做好年度计划案例:做保险年赚100万可能吗?(ok)工具:企业战略规划一、计划管理的系统步骤工具:八步图第一步:目标分解工具:33445法第二步:做好SWOT分析第三步:制定行动方案第四步:分析活动资源配备第五步:做好成本预算二、计划编制的常用工具1. 鱼骨图2. 问题树3. 工作分解结构WBS4. 月/周计划表第四讲:工作跟踪技巧一、追踪原则1)适时:及时性原则2)重要:按照重要性评估原则3)明确:明确的评估目的与方法原则4)实际:讲求实际的改善评估原则5)经济:经济实在的评估原则二、行为导航——关键行为节点检查第一步:确保工作追踪全面性(关键行为导航图)第二步:对工作的实施过程进行关键行为分解监控第三步:追踪每个重要节点的达成情况第四步:对工作计划及时修订三、纠正偏差——及时辅导回归轨迹1)关注工作成果(着重客观性的标准)2)兼顾工作方法和个人品质(兼顾主观性的标准)3)分清主客观因素4)上级定期反馈追踪情况5)让下属寻求改善点6)培养下属自我纠偏及管理四、例会报告——高效会议集思广益1)里程碑事后回顾AAR2)会议目的与会议规范3)明确会议流程(有效开场、澄清信息、头脑风暴、做出决定、总结跟进)4)做好会议记录,列出有效措施工具:复盘四步骤第五讲:时间管理工具包一、时间管理的历程1.第一代时间管理理论是备忘录型2.第二代时间管理理论是记事簿型3.第三代时间管理理论是ABC分类时间管理法4.第四代时间管理理论罗盘理论什么是效能测试:你的时间管理水平如何----时间问卷二、时间排序的管理工具1、总原则:效益=效能*效率*勤恳2、番茄工作法3、四象限法1)列一份计划清单2)绘制矩阵草图3)确定它们的优先顺序及分配计划时间课堂讲授的主要工具名录用途工具名称找到目标的工具上下左右中找到目标的工具SWOT组合分解目标的工具KSF+KAI定义目标的工具SMART量化指标的工具TQCM沟通目标的工具3M+3M项目计划的工具目标体系展开图项目计划的工具目标体系路径图项目计划的工具BSC平衡计分卡项目计划的工具项目工作计划书项目计划的工具WBS工作分解结构项目计划的工具ARSCI责任矩阵项目计划的工具甘特图授权委派的工具六定任务分配的工具五动过程追踪的工具定时定事定点过程追踪的工具导航地图纠正偏差的工具5C例会报告的工具会议通知单里程碑事后回顾AAR高效会议的工具五主自我评估的工具复盘推演结果评估的工具LCD显示屏行为评估的工具FIT合身款员工发展的工具721行动学习 
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课程背景:职场沟通是一个职场人每天都要做的事情,但是我们经常发现:很多管理者做的太差劲了!职场人是否有这样的苦恼:为什么常常好心办坏事、沟通有障碍、彼此有冲突、团队有隔阂呢?为什么常常员工不理解、领导不支持、同事不配合、客户不认同呢?为什么常常执行不到位、信息不清楚、氛围不和谐、士气不高昂呢?沟通是一门艺术,但更是一门科学!在本门课程中,老师融合了大量心理学实验的依据,由此总结出一系列的工具,这些工具走出课堂就可以用,可以改善你的沟通能力!沟通能力从来没有像现在这样成为现代职业人士成功的必要条件。一个职业人士成功的因素70%靠沟通能力,30%靠智慧、能力和专业。学习沟通技巧,将使您在工作、生活中游刃有余。课程收益:● 跟领导的沟通:学会如何聆听指令、如何汇报、如何请示、如何处理矛盾;● 跟同级的沟通:学会如何营造印象、寻求支持、处理冲突、开好跨部门会议;● 跟下属的沟通:学会如何布置任务、如何批评、表扬、如何倾听、如何要求反馈。课程时间:2天,6小时/天课程对象:企业中基层管理者课程形式:理论讲授+案例分析+视频分享+学员互动研讨+疑难问题解答课程大纲导入互动:从《资治通鉴》看沟通第一讲:重新认识职场沟通一、沟通知识概述——良好沟通是润滑剂1. 职场沟通的重要性1)职场的成功70%取决于沟通2)沟通水平决定了管理水平3)沟通的四重境界案例分析:语堂先生演讲2. 职场沟通的类别1)向上沟通2)平行沟通3)向下沟通4)对外沟通互动抢答:沟通的方式职场沟通的原理图:编码、解码循环视频案例:《乘风破浪的姐姐》张雨绮二、沟通的障碍——打破职场沟通瓶颈工具:7-38-55定律案例分享:尼克松访华1. 发送者常见的四种错误1)对象错位2)方式简单3)表达不当4)不管听众2. 接受者常见的两种错误1)倾听误区2)同理心缺失案例:新闻稿件的解读3. 沟通错误的三大根源1)向上无胆2)向下无心3)平级无意第二讲:因人而异的沟通(从沟通对象角度)练习:性格色彩测试,领取自己的性格色彩红色:快乐的带动者性格特点沟通五做黄色:有力的指挥者1)性格特点2)沟通五做3. 蓝色:最佳的执行者1)性格特点2)沟通五做4. 绿色:和平的促进者1)性格特点2)沟通五做第三讲:如何和上级沟通一、和上级沟通的原则——主动1. 沟通意愿2. 沟通技巧工具:主动链接、主动沟通、主动反馈二、如何回应上级命令1. 做什么2. 如何做3. 何时完成工具:选择题汇报法三、如何向上级汇报1. 请示三步(给选择、评优劣、析结果)2. 汇报之结构化表达1)结论先行2)以上统下3)归类分组4)逻辑递进课堂练习3. 提升要诀之三大场景案例:上市公司环保处理的请示案例:质量奖创奖过程工具:三个公示四、如何面对上级批评1. 认真对待2. 切记顶撞3. 拒绝牢骚4. 拒绝玻璃心案例:最牛女秘书启示录五、向上沟通的“七同法则”与六大金句1. 更高层级的站位保持一致——同心2. 毫无怨言地接受工作任务——同向3. 主动报告你的工作进度——同步4. 努力学习,了解上司的言语——同频5. 接受批评,不犯第二次错误——同道6. 不忙的时候主动帮助别人——同志7. 对业务主动提出改善型意见——同好案例分析:上市公司总经理与助理的默契合作、国军标档案室第四讲:如何和下级沟通一、和下级沟通的原则——用心1. 教育成长2. 信任理解3. 肯定认可案例:新班子成员的成长二、如何向下布置任务1. 明确目标2. 说明要求3. 设定范围4. 人岗匹配5. 全力支持6. 及时纠偏工具:工作布置之“六脉神剑”三、如何有效赞美下属1. 观众原则2. 拔高原则3. 对比原则案例分析:中秋晚会活动后总结、煤气站抢修事项四、如何批评下属1. 预警线2. 及时性3. 公平性4. 相关性案例分析:某汽车厂的廉洁制度、生产副总对现象的批评工具:热炉批评法则、不同的人的批评策略五、如何有效倾听(6项技巧)1. 专注放松2. 保持眼神交流3. 不要打扰4. 有效提问5. 不抱成见6. 感受对方的感受六、向下沟通的“七让法”1. 明确布置工作任务——让下属清晰2. 适时予以跟踪检查——让下属执行3. 当好过程的倾听者——让下属思考4. 发现优点适时赞美——让下属自信5. 指出错误促进改正——让下属警醒6. 积极指导助力成长——让下属进步7. 重要事情反复强调——让下属谨记案例分析:《天龙八部》乔峰对四长老第四讲:如何和平级沟通障碍产生的主要原因1. 组织分工不明确2. 部门目标差异3. 牢固的部门墙4. 客观个体差异5. 缺乏沟通技巧6. 横向机制不健全和平级沟通的原则1. 尊重原则2. 双赢原则3. 内部客户原则4. 反求诸已原则案例分析:工作群内的沟通/制造中心/信息部门/营销客人跨部门沟通技巧1. 了解关键的流程2. 给予帮助和支持3. 用“一盘棋”的思维沟通4. 多担责任,少要功劳5. 同级沟通的“四要四不要”案例分析:行政总监/生产副总的协调事实四、如何召开跨部门的会议1. 主题2. 议程3. 参会人4. 主持人5. 记录6. 时间7. 地点案例分析:WD是如何召开会议的(教科书级会议手册、提前5-10分钟、负责人召集、不讲废话、准时散会、做好跟踪)工具:会议“六凡六必”法课堂练习:五、各种情况下的应对1. 不配合2. 推诿3. 意见不同4. 不认账案例分析:只找我可以改进点的错六、和平级同事沟通的“五心法”1. 主动而非被动——省心2. 帮助解决问题——暖心3. 做好关系维护——真心4. 发挥特长协作——安心5. 照顾对方情绪——开心案例分析:缙云财务报销第五讲:沟通提升修炼一、沟通小技巧1. 集中精力2. 开放姿态3. 积极回应二、自我修炼法1. 儒家心法2. 墨家心法1)用建议代替直言(兼爱)2)用提问代替批评(非攻)3)让对方说出期望(聆听)4)诉求共同的利益(尚同)5)顾及别人的自尊(尚贤)案例分析:革命与抗美援朝、两位总裁办主任风格特别说明:上述课程内容为通常版本。在确定授课前,老师会提前与相关人员做进一步沟通。通过训前需求调研和需求分析,确定培训目标,并根据企业实际情况调整课程实施和内容。  

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