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金迎:高效会议管理技巧

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课程概要

培训时长 : 1天

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课程分类 : 会议管理

课程编号 : 16518

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适用对象

高效会议管理技巧

课程介绍

【课程背景】
会议是公司很重要的大脑运作,即便很多的成本都花在上面了,但是为什么大多的公司还是在「会而不议,议而不决,决而不行,行而不果,果而不察,察而不力,不力又再会」的循环呢?「决胜」会议管理,本课程针对会议中的「效率、共识与开会技巧」,让参与者了解会议中常见的盲区,该如何有效的会议能快速凝聚共识,以利于未来追踪成效。"

【课程目标】

建立公司统一开会规范。
2、认识会议讨论的方法。
3、建立会议管理工具。
4、建立会议共识标准,利于长期减少会议时间。
5、全员认识资源分配,共同解决问题。
6、建立PDCA跟进追纵标准,避免问题失效。

【课程时间】  1天(6课时)

【课程对象】  企业高中层管理者

【课程内容】

一、会议的概述

1. 会议的含义                   

2. 会议的分类                     

3. 会议的作用

二、会前的准备工作

1、提出会议建议方案

【1】会议议题                 

【2】参会人员                   

【3】议程及开法       

【4】会议时间                 

【5】会议地点                 

【6】会址附属设施

会议建议方案报批

【1】议题与议程按照规定安排                       

【2】提交有关会议审定

制发会议通知

【1】参会人员注意分区                             

【2】通知发送深入细致

会议筹备

【1】协调联络组               

【2】秘书组                       

【3】宣传组       

【4】后勤保障组               

【5】安全保卫组

会议文件材料准备

【1】提前准备         

【2】专人负责             

【3】开展调研                 

【4】征求意见

会议材料印制

设计、印刷出席代表证照

安排分组讨论

会场布置

【1】会场的选择               

【2】主席台挂徽记、插旗帜                 

【3】鲜花绿植摆放

后勤、安全保障

三、会议召开期间工作

1、会议签(报)到

2、会议引导

3、照相安排

4、会议记录

5、编印文件材料

【1】编印会议简报                 

【2】印发文件或讨论材料             

【3】重要文件起草

会议安全保卫工作

【1】对会场、会议代表处、餐厅灯场所的保卫               

【2】加强保卫,做好安全

后勤服务保障工作

【1】注意与会人员民族、宗教、文化、语言等界别差异         

【2】食宿安排、入场就坐、用车等引领

其它服务工作

会后工作

清退会议材料

会议文件印发

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【课程时间】   2.5天/15课时【课程对象】   总经办文秘、办公室主任、行政助理、后勤综合办理岗等【课程收益】通过此次培训提升学员的爱岗敬业、奉献意识与公仆意识。通过此次培训,提升办公室人员突发事件应急管理能力及危机处理能力。3.通过本次培训,提高办公室人员管理沟通能力与执行力的落实能力。4.通过此次培训,使学员掌握公务接待的礼仪规范,全面提升会务接待能力。5.通过培训,使学员规范公文写过格式,掌握公文写作语言,熟悉公文写作思路,以便准确、高效的发布公文,提高办事效率。【培训形式】  讲授、案例、情景演练、讨论、游戏、教学VCD展示、能力测试等。【课程内容】第一讲:如何当好办公室主任一、办公室主任应具备的意识(一)敬业意识1、热爱这个岗位          2、意识到本岗位的重要          3、本岗位是具有专业性的岗位(二)公仆意识1、三心                       2、四勤(三)奉献意识1、工作内容多而无形                      2、呈现结果无人关注过程二、办公室主任的职责(一)承办职责1、承办领导层的集体决策                         2、承办领导个人交办的事项3、承办上级部门主办的事情                       4、承办同级职能部门的事情5、承办下级单位转办的事情                       6、事情的轻重缓急与办公室主任的办事风格7、研讨:和绅的办事能力(二)参谋职责1、办公室主任工作与领导层同步操作                        2、近距离接触公司核心领导层3、工作接触面广、信息灵通、联系广泛                      4、敢于与领导唱“对台戏”5、领导决策前多参谋,决策后多反馈(倾向、逆向、侧向)    6、研讨:魏征的誎言(三)管理职责1、文书管理                 2、信息管理(信息网络管理、信息传递管理、追踪型信息、超前型信息)3、研讨:消息不胫而走4、协调职责【1】纵向协调                               【2】横向协调【3】内部协调                               【4】研讨:王熙凤的协调能力五、领导指挥职责1、执行性指挥                                2、应变性指挥第二讲:办公室工作危机处理1.单位突发事件预防 【1】检测诱发因素               【2】诱发监视【3】信息处理与反馈             【4】危害评价2.员工防范意识【1】日常渗透(上下级沟通、制度文化强调、其它丰富多样的活动)【2】加强培训(阶段性突出问题、明显的隐患因素、结合单位实例)【3】保持与媒体沟通(舆论的力量、保持良好大众形象、专门专人与媒体合作、提供新颖价值素材)3.突发事件处理原则【1】果断及时原则               【2】疏导教育原则             【3】责任管辖原则         【4】依法办事原则               【5】预防为主原则4.突发事件处理程序与技巧【1】盗窃应急处理程序与技巧                 【2】住户室内红外、门磁报警处理技巧【3】执勤中发现可疑分子的处理程序与技巧     【4】发现斗殴的处理程序与技巧【5】发现醉酒闹事或精神病人等处理程序与技巧 【6】值班人员在执勤中遇到违章行为的处理方法与技巧【7】火警处理程序与技巧                         【8】触电事故的应急处理程序与技巧【9】突发性水浸事故处理程序与技巧               【10】气体泄漏处理的方法与技巧【11】突然故障停电处理方法与技巧                         【12】遇急症病人处理程序与技巧【13】电梯困人处理程序与技巧                     【14】当群体性在小区门口闹事时的方法与技巧1.办公室危机处理能力提升方法【1】建立应急预案体系课堂案例练习: 对手恶意攻击事件:《南方都市报》深圳封杀事件【2】对外发表声明【3】员工沟通【4】政府、媒体、公众沟通【5】第三方介入 第三讲:办公室人员管理沟通与执行力培训一、 分组讨论:工作困扰问题汇总二、什么是沟通?【1】沟通的定义:                         【2】沟通的重要性案例分析:不会沟通,从同事到冤家【3】沟通技巧测试                         【4】沟通的过程【5】沟通的形式                           【6】沟通形式的表现力【7】如何同频同率三、管理者的沟通技巧【1】如何有效倾听                         【2】怎样从内在强化激励员工(AB角练习:至少真诚赞美对方三个具体的地方)【3】协调与上级关系的艺术                 【4】处理与同级关系的准则【5】如何与下级相处的方法情景模拟:三明治法则四、有效执行力训练1、提升组织执行力的方法(1)落实锡恩4R执行力系统【1】结果定义Result                     【2】一对一责任Responsibility(责任承诺)【3】监督检查、跟进追踪Review          【4】奖惩分明,回报员工reward(优者奖,劣者罚)(2)完善制度、简化流程(3)领导者做好表率(案例分享:曹操割发代首的故事)选择有执行力的员工(情景模拟:如何高情商的识人用人?)铸就强执行力文化(分享:企业经理人的执行力六技巧!)2、提升个人执行力的方法【1】树立目标 ,勇于执行              【2】绝对服从,立即执行【3】绝不拖延,立即行动               【4】时间管理,高效执行【5】拒绝口号,执行落地               【6】要做结果,不做任务【7】坚持学习,强化执行3.如何处理执行力不强的问题员工?【1】无数理由的下属                     【2】自我狡辩型下属【3】永远委屈型下属                     【4】比你还凶型下属【5】沉默不语型下属实战训练:企业经理人的领执行力提升技巧第四讲:公务接待与会务管理(一)公务接待礼仪一、接待的原则:突出领导,突出来宾。服务领导,服务来宾政务接待原则:细致周到、务实低调、地方特色商务接待原则:热情礼貌、服务周到、对口接待,严格标准,节约简便。二、接待的级别(根据来宾的身份、对公司的价值和意义)1、对等接待             2、高规格接待             3、低规格接待三、形式规范,善于表达1、统筹管理、对口接待、事前审批、勤俭节约、定点接待2.内强素质、外塑形象四、接待的基本流程和规章制度五、接待人员的形象塑造1.专业形象与TPO原则【1】来宾+1的对象原则           【2】时间与地点对应原则        【3】身份与角色定位原则2.接待人员形象的具体应用【1】接待人员的仪容修饰——男士修面、女士淡妆【2】陪同人员的专业形象塑造【3】男士西装、女士着装【4】细节体现品味:三一原则、三色原则、“领袖”故事高效会务管理一、高效会议前的准备工作1. 准备工作的重要性【1】会议准备的5W1H(工具:《六何法》)           【2】会议准备内容核对单【3】会场布置的准备                                 【4】主持人的4个准备工作2. 明确会议的目标3、会议接待人员的职业形象 二、成功会议的接待流程1.迎宾【1】 迎宾队形及环节             【2】陪同的礼仪             【3】酒店入住接待工作2. 会议及庆典中的服务实战【1】会前的准备工作              【2】会议的流程              【3】各部门协调【4】会场的布置                  【5】会中服务实操演练        【6】颁奖典礼的站位和流程情景演练:《颁奖典礼》3、修炼接待用语礼仪【1】发音练习:专业声音四要素                【2】发音练习--抓住听众的心4、现场接待礼仪【1】专业的接待态度: 待客三声和礼貌三到 【2】招呼技巧: 微笑、点头、鞠躬和等待时的应对案例:《低三下四的奥巴马》            情景演练:《走廊上遇到客人时...》 【3】介绍时的原则 【4】握手技巧: 谁先伸手? 【5】行进、楼梯、电梯的礼仪 5. 餐宴接待的礼仪【1】中餐                                      【2】西餐6. 活动结束送别礼仪【1】活动结束流程                              【2】结束工作实操第五讲:企业常用公务写作(一)公告、通告、通知1、辨析这几类常见公文,结合受训单位性质确定讲授重点。(讲授)2、熟悉通知的几种类型和写法(练习,改错)(二)请示、批复1、什么情况下用请示?报告?批复?(讲授)       2、如何写请示、报告、批示(练习,案例)3、请示、报告的分类(讲授)                     4、写作规范模式(三)报告1、报告种类:◆ 工作报告           ◆ 情况报告             ◆ 建议报告            ◆ 调研报告2、如何写好调研报告◆ 调研报告的前言、主体和结尾的写作内容及技巧——企业调研报告案例分析(四)工作计划1、计划的结构环节和格式写计划没有固定不变的格式,一份计划,一般是由标题、正文、文尾三部分组成。◆ 标题的四种写法◆ 正文的构成2、计划的写作内容◆ 情况分析(制定计划的依据)                      ◆ 工作任务和要求(做什么)◆ 工作的方法步骤和措施(怎么做)                  ◆ 工作落实及跟进(五)工作总结1、总结的类型(1)按内容分:◆ 工作总结          ◆ 业务总结           ◆ 学习总结           ◆ 生产总结等(2)按范围分:◆ 单位总结                ◆ 部门总结                ◆ 个人总结(2)按时间分◆ 年度总结          ◆ 季度总结            ◆ 月份总结          ◆ 阶段总结等(3)按性质分:◆ 综合性总结                                 ◆ 专题性总结2、总结的基本结构图示及写法◆ 标题◆ 正文:开头(前言部分)主体(成绩和做法,取得的主要经验或教训或存在的不足)◆ 结尾:今后工作努力方向或打算或整改措施3、写好总结要注意的问题◆ 实事求是◆ 条理清晰◆剪裁得体,详略适宜——案例分享 
• 金迎:员工职业化素养提升
      【课程对象】  全体员工,建议老总带团队成员一起参加【授课时间】  2天(12课时)【授课方式】  案例分析+录像观赏+故事引用+提问互动+分组讨论+全面演练【课程特色】1.以故事、案例讲解课程内容,让学员易学易懂2.以激励的方式,增加学员对工作、公司、生活的信心与热情3.以剖析的方式,让学员了解问题并解决问题4.以体验的方式,让学员深知个人与团队的关系5.以感悟的方式,让学员理解为人处事的真谛6.以讨论的方式,增强学员沟通、协作、表达能力7.以互动的方式,开发学员的思维广度,使学员能快速吸收并运用【课程背景】 什么是优秀员工?­——“敬业爱岗,忠诚守信,拥有良好的人际关系和团队精神,主动、出色地完成任务,注重细节,精益求精,不找借口,高效工作,具备较强的执行能力,时刻为企业创造价值,永远维护企业形象,与企业共命运 ……” 进入职场的我们如何让自己的能力快速的提升?如何更好的为企业创造价值?如何才能成为企业优秀的一员?本课程从管理者视角出发,分析优秀员工必备的素质及能力,阐述管理者心目中的优秀员工;从员工角度出发,分析优秀员工必备的思维及习惯,阐述在职场中如何尽快成为一名德才兼备的优秀员工!【课程收益】  重燃老员工激情提升新员工对企业的归属感 3、提升员工素养及能力4、提高团队凝聚力、执行力、向心力【授课讲师】  金迎【课程内容】第一章:为自己工作——职业成长的基础一、我们为什么要工作1、发挥自我价值(案例:北大毕业生卖猪肉是“人才浪费”吗?)2、提升自我价值(案例:你值多少钱?)3、体现个人社会价值(案例:***主席为何能检阅军队)4、拓展人际关系(案例:人际关系的重要性)5、获取劳动报酬(互动:领工资的“奥秘”)二、职业人应如何对待工作1、工作就是“活儿“(案例:“生产队”为什么不能成功)2、工作就是“工作“(案例:你为什么不能成功)3、把工作当成“事业“(案例:“西游记“团队为什么能取得真经)故事分享:《牛皮鞋的诞生》、《三个工人的不同结局》、《渴望买彩票的人》视频截选:《老鹰的蜕变》第二章:坚持目标——从普通升级优秀一、如何从普通到优秀1.放下的智慧               2.人生选对4件事               3.职场成功需设定目标                     4.职场优秀五大密码         5.在企业做好职业定位案例分析:哈佛大学进行的一个实验                学员互动游戏:跨竹竿二、优秀员工的八大信念1.相信付出看得见                                2.过去不等于未来3.每天进步一点点                                4.我是一切的根源5.我一定会成功                                  6.有梦想就一定有希望7.没有失败只是暂时停止成功                      8.坚持到底永不放弃第三章:融入团队——做最优秀团队的一员1.了解团队内涵(定义、构成要素等)           2.思考与讨论:团队之所以强大原因何在?       3.优秀团队成员的共同特性解析                 4.团队是企业的命脉根本                     5.融入团队,不是融入团伙                     6.完美团队的8大法门                     7.打造鹰一样的个人,融入雁一样的团队故事分享:《一头牛的惨死》、《六尺巷的由来》案例分析:千手观音、人体鸟巢 第四章:忠诚事业——优秀员工立命之本1.团队的力量来自于忠诚                       2.忠诚胜于能力3.忠诚是一种义务                             4.忠于公司的十大理由5.这是我的船,也是你的船案例分析:一个博士的烦恼第五章:恪尽职守——尽职尽责,承担责任与使命 1.企业兴亡,人人有责                              2.对企业和家庭负责3.对社会和国家的责任                              4.责任是受命复命不逃命5.优秀人才的十项修炼故事分享:《一个想自杀的男人》、《背着妈妈上学的孩子》第六章:勇于承担——打造以结果为导向的团队执行力一、铸造执行力的3个要素(一)要素一:结果导向(员工靠结果生存、企业只为结果买单) 1.员工和企业是什么关系? 2.执行是“我做了吗”? 3.做任务是陷阱、做结果是馅饼 4.做结果三思:结果是谁要的?结果要有什么?结果有什么用?  5.如何获得最佳的结果?结果思维、底线原则、外包理念 (二)要素二:责任逻辑(锁定责任,收获结果) 1.理由源于责任是否锁定 2.陷阱一:“请示”工作与推脱责任 3.陷阱二:“人多力量大”与推脱责任机会 4.领导只为结果买单、员工为结果而战 5.4个步骤:结果定义、一对一的责任、跟踪检查、结果考核 (三)要素三:6大执行法则 1.服从法则:以服从为天职                      2.目标法则:盯准一只野兔 3.冠军法则:做自己擅长的,上帝助你成功        4.速度法则:先开枪再瞄准 5.团队法则:利他就是利已                      6.裸奔法则:没有退路就是出路二、提高自我的执行心理素质1.不要被推着走,要主动走                       2.舍我其谁的责任心3.新敬业精神与绩效思维                         4.专注于目标的定力5.贯彻到底的坚定意志                           6.高效执行,拒绝借口7.执行与服从是责任和使命三、执行的8字方针:认真第一,聪明第二四、执行的24字战略:1.决心第一、成败第二          2.速度第一,完美第二           3.结果第一,理由第二五、执行的16字原则:1.结果提前                                     2.自我退后3.锁定目标                                     4.简单重复课堂工具:1 .日工作管理---OPDCA2 .每周6件事---周工作管理3 .月度工作总结第七章:团队凝聚力的打造一、团队凝聚力的表现:1.因时而变、与时俱进                              2.共同目标的形成3.团队荣誉感的塑造(案例分析:足球赛)二、团队凝聚力的形成1.沟通合作默契                                    2.行动协调一致3.内外融为一体                                    4.共创新的天地实战研讨:团队打造高强凝聚力的特点与对策第八章:不断学习——持续成长进步的发动机1.未来的企业是学习力的竞争                     2.未来8种日子不好过的员工3.不成熟员工的六大死穴                         4.优秀员工十法则5.优秀人才必须要掌握的五大能力故事分享:《懂外语的猫》《一个牧师的懊恼》第九章:努力奋斗——职场永恒不变的成功真理1.成功就是比别人更努力                       2.最成功的人一定是最努力的人3.全力以赴是一种人生态度                     4.要有不同的结果一定要有不同的付出5.伟大是熬出来的案例分析:乔·吉拉德的成功、迈克·乔丹的成功讲述自我成长的经历第十章:超值奉献——物超所值十倍以上    1.凡事物超所值十倍以上                       2.你,值多少钱?3.打造你的核心竞争力                         4.超越第一做唯一5.结果证明价值故事分享:《三个仆人的选择》案例分析:一个永远没有下岗的厨师第十一章:感恩惜福——一切成就的最大秘密1.感恩之心离财富最近                         2.感恩父母给了我们生命3.感恩老板给了我们平台                       4.感恩无处不在5.工作是生命中最珍贵的礼物故事分享:《上帝与乞丐》致员工:《商界赞美诗》

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