李彩玉：现代企业档案及印章管理技能提升

课程背景：

企业的发展，人才是关键。比如人事档案，它记载着人才成长的全部内容，对员工的升迁、待遇、福利、退休等方方面面都有着举足轻重的作用。企业的发展需要全方位的支撑，古往今来，档案在政治、经济、文化中起着重要的作用。

做好档案管理，不仅能够更清晰了掌握企业发展的每个阶段的重要事项，还可以大大的提升工作效率。然而，在现实工作场景中，仍有一些企业还没有真正的认识到档案的重要性。

除了做好档案管理、印章管理更为重要，印章属于公司核心所在，稍有不慎，将会导致企业重大损失。本课程结合现代企业档案管理、印章管理的特点，从档案管理理论上提高学员对于档案管理的认识和重视，加强档案管理的范围及规范档案管理的流程，并给出档案管理的要求和管理方法。同时加强对印章管理的风险认知、流程管理管控及法律责任等。课程以理论为出发点，切合实际情况，结合企业在实际工作中遇到的困难，对出现的问题，有的放矢的进行攻关。提高学员的思维能力、应变能力、分析问题、解决问题的能力。

课程结构模型：

课程赠送工具：

《档案管理全套电子表格》1套

《档案管理配套制度模版》1套

《档案管理配套国家相关法规》1套

《印章管理配套工具表单》1套

课程收益：

u 从理论的高度让学员全面的认识档案管理；

u 结合企业实际让学员了解档案管理重要性；

u 运用现代管理技能提升学员档案管理技巧；

u 了解印章管理的风险，加强有效管理手段；

u 掌握印章管理的流程，降低企业管理风险；

u 通过1-2天的讲解，掌握规范的管理流程；

u 教会学员正确的发现问题并解决问题；

u 通过现场模拟演练强化学员实际操作技能。

课程时间：

1.5-2天， 6小时/天

授课对象：

人力资源管理者、档案管理专职人员

授课方式：

讲解分析、课堂互动、小组讨论、案例分享、实操练习、工具表单、视频解析

课程说明：

本方案将会在培训前，务必与企业做进一步沟通，根据企业具体情况，调整成最符合企业实际情况的个性化方案。

课程大纲

第一讲：档案管理认知篇

导入：

1、中国古代的档案管理

2、现代企业的档案管理

3、视频：企业档案是怎么丢失的？

一、档案管理的定义

1、什么是档案管理

思考：档案管理的基本形式有哪些？

2、档案与文件的区别

讨论：档案与文件之间的关系是什么？

3、档案管理的四大作用

4、档案管理的六个原则

二、文件管理

1、什么是文件管理

小组讨论：公司的通知、公告、报告等您是如何存储的

2、文件适用的范围

u 行政文件

u 业务文件

u 其他文件

3、文件审核的标准--无错字为最核心原则

u 符合性

u 规范性

u 协调性

u 系统性

u 唯一性

u 闭环性

4、文件审批流程

u 行政办公类

u 制度类文件

u 采购类文件

u 日常管理类

u 其他类

第二讲：档案管理实操

小组讨论：目前公司的档案管理是怎么做的

一、档案的收集

1、收集的材料有哪些

2、档案收集的两个渠道

u 内部收集

u 外部收集

3、档案收集的三个范围

u 管理文件

讨论：管理文件包括哪些

u 科技文件

讨论：科技材料有哪些特点

u 其他文件

思考：公司的其他文件有哪些？

二、档案的鉴定

1、档案管理员要重新审查其价值性

2、确定哪些材料有保存价值，应该归档

讨论：您所在的部门哪些岗位是有价值的，您是怎么归档的？

3、对不需归档的文件要进行剔除

讨论：针对不需要的文件您是如何处理的？

三、档案的分类

1、年度分类

2、保管期限

3、档案类别

讨论：您当下是如何分类的，存在哪些困惑？

四、档案的归档

1、党群工作

2、行政管理

3、人事劳资

案例：人事档案的管理实操

4、经营管理

案例：经营档案的管理实操

5、生产技术

6、财务审计

案例：财务档案的管理实操

五、档案的保管

1、保管的物质条件

u 地理位置如何选择

u 对档案库设计的要求

2、保管环境与秩序

u 温湿度调控

u 档案室的保护措施

u 档案室的按程序管理

工具：对应管理配套表格

3、特殊载体档案保管

u 录音录像档案保管

u 电子载体档案保管

工具：对应管理配套表格

六、档案的利用

1、档案利用的四大问题

2、档案查阅及借阅原则

七、档案制度与队伍建设

1、档案的三化管理

2、档案制度的修订与完善

3、专兼职档案员队伍建设

4、档案管理纪律要求

5、档案管理监督要求

现场小组讨论：如何快速优化单位档案管理流程

第三讲：企业印章管理

案例 ：由于公章管理不善引发的纠纷。

案例 ：公章被盗导致企业损失惨重

一、公司印章类型

1、公司公章

2、合同专用章

3、部门公章

4、法人代表章

5、发票专用章

讨论：印章被盗、抢或丢失了怎么办?

二、公章使用中常见的8个问题

1、公章可以代替合同专用章吗?

2、合同上加盖分公司的印章是否有效?

3、什么情况下不能使用电子印章?

4、合同上没有加盖合法有效的公章但有法定代表人签字，合同是否有效?

5、公章外借他人使用，他人私下签订的担保合同是否有效?

6、公司更改名称后已使用新印章，盖有原印章的合同对公司是否仍有效力?

7、公司经营过程中在印章方面会遇到哪些风险?

8、如何识别印章的真假?

三、如何有效管理公章

1、公章的刻制三步曲

第一步：

第二步：

第三步：

2、公章的保管三必须

3、公章的使用流程

u 公司公章、合同专用章的审批和使用。

u 部门公章的使用

u 财务公章的使用

4、公章的损毁、遗失和被盗。

5、公章的封存和销毁

四、公章使用过程中的法律风险

1、空白介绍信、合同、协议等法律文件造成的风险

2、“关系章”、“人情章”带来的风险

3、保管、交接过程中产生的风险

五、如何避免上述风险

1、健全规章制度

2、合法合规操作

3、选择专人保管-专人专管的10个注意事项

制度模版：企业印章管理实施细则

课程答疑。