张扬：专业行政人员工作技能及公文写作

 课程描述

数百年来，各行各业都有行政工作，它是一项常青的、不可或缺的职业，也是当今很多年轻人向往的职业。行政工作是企业的推动器，接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开行政的工作。高水平的行政工作是保证领导和组织工作效率的重要条件，行政人员也是企业的窗口，其形象更是代表着单位的整体形象。但做一个专业的、出色的行政工作者却不是一件容易的事，需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场行政工作面设计，通过两天系统化的梳理和强化，相信会给您最专业的职业指导。

学员获益

1.了解行政人员的职责与角色，工作范围与未来展望。

2.学习提升工作效率的技巧，包含档案管理、时间管理、会议管理，以及上司的行程管理。

3.学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧，成为上司的得力助手。

4.学习行政的礼仪与应对技巧，塑造专业的形象。

5.学习公文写作技巧，提升专业度。

授课方式：启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练

课程时间：2天（12小时）

授课对象：行政管理工作者

课程大纲 

一、行政人员的角色认知

1. 行政人员的定义与职业价值

1. 行政人员的角色扮演：管家、助手、人际
2. 企业需要什么样的行政人员

2.认清行政人员的十四项职责

3.专业行政人员必备的技能与素质

4.准确自我定位

1. 初级：事务性文员
2. 中级：事务性文员＋协助管理
3. 高级：独立管理＋事务处理

5.专业秘书/助理的工作法则

1. 摆正位置
2. 积极主动
3. 细心准确
4. 严守机密
5. 诚恳有礼

6. 九段行政人员能力实例

1. 一段行政人员发通知
2. 二段行政人员抓落实
3. 三段行政人员重检查
4. 四段行政人员勤准备
5. 五段行政人员细准备
6. 六段行政人员做记录     
7. 七段行政人员定责任
8. 八段行政人员追结果
9. 九段行政人员做流程

二、如何提升行政人员工作效率

1.高效率的文档管理技巧

1. 文档管理的方法、原则及流程
2. 高效名片管理-大大提升老板业务能力
3. 如何运用信息科技进行客户关系管理
4. 高效行政人员必备之文书管理技巧
5. 如何成为全方位信息整合工作者

2.如何为上司与自己管理时间

1. 80/20原理的应用
2. 优先级的排定
3. 避免行政人员的时间管理陷阱
4. 如何优化上司的时间安排

3. 上司出差行程管理技巧

1. 行前安排
2. 为上司搜集资料
3. 制定完备行程表

4. 档案管理工作

1. 把握档案管理六原则

1. 以全部档案为对象
2. 依据企业管理职能
3. 结合档案内容和形成特点
4. 保持档案材料的内部有机联系
5. 方便管理与利用
6. 协调统一、不随便改动

1. 做好档案管理六环节

1. 档案的收集
2. 档案的整理
3. 档案价值的鉴定
4. 档案的保管

1. 档案的检索与利用
   1. 开会前的准备工作

三、会务组织及管理的工作事项（会前、会中、会后）

（一）会议面面观

1．会议的重要性

2．会议的目的

3．会议的种类

4．会议的频率

5．会议成本的计算

（二） 跨越会议“陷阱”

1．[陷阱]会议太频繁

2．[陷阱]会议时间太长

3．[陷阱]领导太独裁

4．[陷阱]讨论结构松散

（三）会议管理的前中后期工作注意点

1）如何判断会议是否举行

2）会议准备的内容

3）主持人如何做会议准备

1. 成功会议的五种策略

1）如何做开场白

2）如何分配发言时间

3） 如何掌握议事进度

4）如何达成会议决策

1. 会议中的沟通与反馈技巧 

1）会议中的沟通技巧

2）会议中的反馈技巧

1. 主持人的会议管理技巧 

1）倾听技巧

2）讲话技巧，如何调动参会人员积极性

3）情景模拟

1. 会议记录

1）记录者功能和胜任条件

2）对会议记录的十大建议

3）团队会议的误区

1. 会后跟进

1）参会者如何进行会后跟进

2）主持人如何进行会后跟进

3）如何提高下次会议质量

四、专业行政人员人际沟通技巧

1.成功沟通的秘诀

1. 沟通的定义
2. 沟通的双向性
3. 保证沟通成功的三原则

2.有效职场沟通技巧

1. 人际风格的类型：DISC工具导入
2. 如何与上司沟通
3. 如何与同事沟通
4. 如何与客户沟通

3. 行政人员的沟通高招

1. 积极倾听
2. 同理心
3. 正向引导法
4. 赞美法

五、专业行政人员的形象塑造

1.女性行政人员的着装要求

1. 职业装的选择
2. 鞋、袜、包的搭配
3. 巧用首饰、丝巾及其它配饰

2.男性行政人员的着装要求        

1. 公务西装的选择
2. 穿西装的十大误区
3. 衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配

3．行政人员场合着装

1. 正式严肃的会议场合
2. 商务休闲的办公场合
3. 优雅从容的社交场合

4.合宜的仪表修饰

化妆、修面、发型

5.专业的仪态

站、坐、走、蹲、手势、微笑

六、行政人员的礼仪与应对技巧

1.商务用语礼仪

1. 交谈礼仪
2. 接打电话礼仪与技巧
3. 电子礼仪：电子邮件、手机、传真等
   1. 专业的接待态度

2.商务往来礼仪

1. 招呼技巧
2. 介绍时的原则
3. 握手技巧
4. 交换名片
5. 行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪
6. 不同的送客方式
7. 拜访的宜与不宜
8. 馈赠礼仪

3.商务餐饮礼仪

1. 中式：请客吃饭的艺术；桌位；点菜；上菜顺序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
2. 西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

七、公文写作

1、何为公文

1）公文的含义

2）公文的特点

3） 为什么需要公文

2、公文写作基构成要素

1）公文的主题

2）公文的材料

3）公文的格式和布置

4）公文写作的表达方式

案例

3、金字塔结构化的公文写作框架

1）纵向关系

2）横向关系

3）金字塔结构的构建

4、公文的种类和格式

1）决议

2）决定

3）命令

4）公报

5）公告

6）通告

7）意见

8）通知

9）通报

10） 报告

11）请示

12）批复

13）议案

14）函

15）纪要、

八、危机管理和舆情应对

1.  危机涵义及中国式解读

2.    危机公关原则

1. 战略先行原则
2. 预防第一原则
3. 制度保障原则
4. 全局利益原则
5. 勇于担责原则
6. 积极主动原则 

3.  企业各发展阶段可能出现的危机

1. 创业期
2. 成长期
3. 成熟期

4． 危机处理及危机事件时的媒体应对

1. 应对原则
2. 防范机制
3. 工作流程
4. 危机处理十八式
5. 危机公关处理的标准流程
6. 新媒体时代下的网络舆情管理的具体做法

九、办公室行政管理

1. 办公室环境的管理

2. 办公室用品的管理

3．办公室绿植的管理

十、结束语

1.分享与回顾

2.行动计划