课程介绍:
Microsoft Excel是一款高效的办公软件,他同样可以协助项目团队创建进度计划,包括甘特图、逻辑甘特图、里程碑视图等。
本课程将重点讲解Excel软件在项目进度管理中的应用,教授项目管理人员通过Excel编辑任务、创建逻辑关系、估算活动时间、排列活动顺序、制定项目进度计划、过程跟进与控制。
课程目标:
- 学会通过Excel软件编辑任务、处理资源、估算和确定预算、确定进度计划和方案,确定其他项目管理日常工作的内容;
- 学会通过Excel软件能够独立完成一个完整项目的编辑与处理,包括有关进度、需求、成本、资源、沟通、质量、风险、相关方等内容的处理,最大化融合PMI体系和标准;
- 学会以项目经理、团队成员、其他相关方的身份与角色,通过Excel获取绩效信息、展示绩效报告,以及融合微软其他产品,共享信息与合作;
- 如果你是敏捷团队,可以学习到如何通过Excel软件实现敏捷需求、任务板方面的技能。
适用对象:
本课程适用于建设工程领域、软件及新产品开发领域、生产制造(计划)领域、院校及学生研究领域、敏捷开发(AI、互联网、大数据等)领域项目的管理。
课程时间设置:
1天,6hours/天。
课程主题部分(大纲)
第一部分:项目启动与开始
- 项目管理与Excel软件的应用关系
- 了解项目和项目管理的原理;
- 项目管理理念与Excel软件的对应关系;
- 项目管理过程组、知识领域与Excel各项功能的对应关系;
- 快速掌握Excel软件应用的建议;
案例操作与说明:结合讲师提供案例,在了解和学习项目管理的过程中,可以提供公司现有某个项目,作为探讨的对象,将此项目从管理学角度切换至Excel的应用环境中。
- Excel用户界面
- 从Excel第一视图(甘特图)开始认识它;
- Excel工作界面和版本介绍;
- Excel新功能与视图、表介绍;
- Excel其他功能与快速访问介绍;
案例操作与说明:这一部分需要正式开始了解与认识Excel界面,作为初学者或者已经学习过的同事而言,都可能从中汲取新的知识点,从项目管理的角度,甘特图页面蕴含了太多的管理学和实践学信息,有必要从整个项目视角掌握他们。
- 通过Excel创建新项目
- 项目立项信息收集与导入;
- 设置项目起始时间与日程选项;
- 如何为项目设施开始或结束日期
- 项目总工期的估算方法
- 为项目创建和分配合理的日历
- 创建项目文档(空白与模板);
- 为项目创建独特的工作日历
- 项目工作日历—工作周
- 项目工作日历—例外日历
- 设置整体项目信息与属性;
案例操作与说明:这部分的内容将正式开启Excel配置,确定项目名称、起止时间、重要立项文件的确认,项目工作时间的安排,工作大纲,项目(摘要)任务的设置方式等。
第二部分:项目计划创建全过程
- 在Excel中创建项目任务
- 自动与手动任务创建模式介绍;
- 输入项目任务的方式(单独、批量);
- 特殊任务的输入(摘要任务、里程碑);
- 任务升降级问题
- 快速处理任务输入的快捷方式
- 估算任务工期方法;
- 常见任务工期估算方法:类比、参数、三点、自下而上等
- 常见任务工期设施方式:直接输入、估算含义、任务属性
- 排列任务逻辑关系(FS/SS/SF/FF,提前量/滞后量);
- 编辑任务属性(详细定义任务信息);
- 设置任务信息(类型、限制、日历);
- 调整与更改任务(移动、链接、调整、拆分、停用、更换);
- 周期性任务的设置原理与含义;
案例操作与说明:本部分是Excel管理中的核心,其确定了项目任务的创建全过程,包括任务录入、升降级、估算日期、排列任务活动、编辑任务等。任务是项目交付和开展的驱动因素,确定好任务,就如同确定好了工作的范围和完工的时间。本过程将全面讲解“甘特图”的应用。
- 在Excel中创建项目资源
- 关于项目资源管理概述;
- Excel中资源的类型详解;
- 如何在Excel中创建资源表(有别于服务器端资源池);
- 工时、材料、成本类资源详解(属性);
- 为项目任务分配资源;
- 资源分配情况分析(如何利用各种资源视图快速查看);
- 资源冲突解决办法(对已经发生冲突的资源进行调配);
案例操作与说明:本部分围绕已经创建好的项目任务,通过“资源工作表”建立资源表,并对所需项目资源的类型、属性、数量、格式进行定义与说明。无论在哪种项目环境中,资源都是必不可少的。对资源进行详细合理的定义,可以预测资源、成本等所需。本过程全面讲解“资源工作表”的应用。
- 估算、制定与分配项目成本
- 关于Excel中项目成本概述;
- 为项目设置预估总成本
- 为项目设置预估总工时
- 项目资源成本详细介绍;
- 工时类资源
- 材料类资源
- 成本类资源
- 项目任务成本详细介绍;
- 项目其他成本概述(固定、剩余、实际等成本);
- 设置项目预算成本;
- 查看项目成本;
案例操作与说明:本部分重点介绍如何通过资源工作表定义资源成本,包括标准费率、加班费率、材料和设备费率,单次使用费率等。当资源确定好后,成本信息就可以进行定义。这是估算项目最终成本的重要环节。本过程全面介绍“甘特图+资源工作表”,项目预算同时从“任务+资源”来体现。
第三部分:优化计划、基准发布与可交付成果管控
- 优化与设置Excel使用界面
- 项目管理计划的优化与基准保存;
- 项目范围基准评估(Excel中WBS概述);
- 项目进度基准评估(关键路径、关键链、储备分析;)
- 项目成本基准评估(预算制定过程与确认);
- 功能筛选与视图使用选择;
- 更改视图外观与Excel内容优化(文本、图形编辑);
- 在Excel中设置沟通模式(与Outlook、PPT结合使用技巧);
- 确定项目全生命周期重要里程碑(日程表);
案例操作与说明:本部分将对已经完成的任务、资源、成本等信息进行优化,并为最终发布计划提供支持。包括字体、图表色彩、与其他视图的切换、里程碑、日程表、基准计划、跟踪甘特图、图表、突显、分组、表格等功能的应用。同时为了绩效考核的便捷,设置“红黄绿”警示灯的方法和作用等。
- 通过Excel监督和控制项目进程
- 当前计划与基准计划对比视图介绍;
- 设置项目跟踪方法;
- 项目日程、成本和工时的跟踪;
- 变更审批与计划更新;
- 监视项目进度(分组、筛选、进度线、排序);
- 挣值管理(进度与成本绩效分析);
- 进度压缩方法(快速跟进与赶工期);
案例操作与说明:在实际执行过程,大量的数据和成果可能发生绩效偏离,项目经理和重要干系人需要对所完成的成果进行审批与确认。项目经理还要从项目角度分析进度、工期、成本是否一致,如果发生绩效偏离,可能需要采取措施来补救。